Zapier 解析: 破局遠程辦公
牛透社
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文 | Julia Elman
編輯 | 燕子 排版編輯 |譯之
有一家公司成立 11 年至今從未設立線下辦公室，卻獲得一眾投資者青睞，你相信嗎？
這家公司名為 Zapier，你可以把它理解為一個專注 API 的 API，它填補了 SaaS 產品沒有原生集成的空缺。2021 年紅杉資本和 Steadfast Financial 從其原始投資者那里購買了股票，將該公司估值提高到 50 億美元，當年該公司 ARR 超 1.4 億美元。在此之前，該公司僅在成立第二年進行過一輪 130 萬美元的融資，成立第四年實現盈利，獲得了紅杉資本、Bessemer Venture Partner、Y Combinator 等一眾投資者的支持。
這樣一家公司從創立之初就完全實行遠程辦公，員工分布世界各地，完全靠遠程辦公產品協作，這證明了遠程辦公只要方法得當完全是可行的，牛透社在忠實原文的基礎上編譯了 Zapier 設計總監 Julia Elman 一篇名為《 Zapier 如何構建遠程設計文化》的文章來回應“如何做好遠程辦公”這個問題，文章主要包括三個部分：
如果把團隊溝通比作一個網絡，把工作任務比作負載，那么只要隨著工作負載的加重提高溝通工具的“帶寬”，自然就能解決遠程辦公溝通不足的問題。
Zapier 采取的就是這樣一種方法，工作中遇到較為棘手的問題時，團隊成員就會選擇提高溝通“帶寬”，從非實時的文檔交流轉到實時的線上視頻交流。如下圖所示，該公司溝通“帶寬”從低到高主要分為以下三檔：
1. 基于文檔的非實時交流。所用工具包括 Slack（虛擬辦公室）、Async（內部博客）和 Quip（內部文檔）、Github（軟件托管平臺） 等。
2. 遠程視頻實時交流。所用工具包括 Zoom（虛擬會議室）、 Invison（設計協作工具）、 Slack（虛擬辦公室）等。
3. 線下見面交流。新員工入職培訓和每年兩次的公司團建都會在線下舉行。
關于如何提高溝通“帶寬”，Zapier 有一個名為設計俱樂部（Design Club）的實例，該俱樂部以開放性著稱，所有員工都可以發布自己的作品，相互評論，彼此提升；發布內容也應有盡有——研究計劃、視覺設計等等都可以。該俱樂部主要基于 Slack 的頻道功能 ，人們可以在不同項目的頻道中進行非實時交流，除此以外，該俱樂部還有每周一次的視頻實時交流，處理“低帶寬”模式時解決不了的問題。
作為決策者，如果您想在公司內部建立 “設計俱樂部”，可以參考以下步驟：
Zapier 每周一都會通過 Slack 設置提醒，讓員工在周三設計俱樂部正式討論前做好準備。
這一點非常重要，有了評論指南，員工就能明白如何給他人提建議，以及如何回應這些建議，從而進行有效討論，形成正向循環。
會議主持人可以由管理者或者其他參會者擔任，主持人要能推進會議進度，確保會議內容具有建設性。
在 Zapier，人人都有權利在設計俱樂部發表作品和評論，因此需要討論的作品就會很多，為了確保每個人都能獲得反饋、發表評論，每次會議都要創建會議議程，確保不會在一件作品上花費過多時間。
Zapier 通過提高溝通“帶寬”改善遠程辦公的案例比比皆是，比如在總結年度設計潮流時， 每一位設計師都會在 Invison 板上傳自己收集到的設計案例，然后再在周會上進行展示，這樣一種非同步到同步的交流方式能夠讓遠程團隊彼此分享、獲得反饋。
Zapier 的管理者們不會想當然地認為，自己一句安排就能讓員工對工作任務了如指掌。相反，他們會假設員工并不清楚應當如何協作，從而設置以下的工作流程圖。
如下圖所示，從橫向來看，一個工作流程從開始到結束分為發現問題、問題調研、具體規劃、落地執行和成果發布這五個階段；從縱向來看，每個任務階段又分為執行策略、主要執行人和交付成果三個部分。
這些步驟落實到具體任務上并非一成不變，有時一個步驟進行完之后可能還要返工，有時可能會跳過某個步驟。以下會從工具側和環節側給出 Zapier 工作流程應用的兩個案例。
根據上圖所示的工作流程，Zapier 設計部門在解決用戶研究問題和設計問題時會用多種工具，例如 Airtable、GitHub、Google Drive、InVision、MURAL 和 Sketch 。其中一個工具應用案例就是 Design Lab，它可以連接設計團隊和公司其他部門。
當別的部門向設計部門發出協助請求時，可以在 Design Lab 中編輯團隊名稱、任務描述、截止時間、添加相關鏈接等。Design Lab 會將任務分配并發布給各個崗位的員工。接收到任務之后，產品設計師會在 Quip 中發布研究計劃， UX ( user experience， 用戶體驗) 研究員會在 Invison 中發布新品工作流程，其他員工則根據這些計劃去執行。
Zapier 設計部門一直在塑造人人皆可參與的團隊協作文化，在產品設計前期的調研階段，如何讓大家的思考系統性地呈現出來是一個問題，他們在解決時也用到了工作流程， 具體分為以下三點：
調研階段的第一步就是讓員工知道這個項目開始了，Zapier 在此階段用到了 Slack 中的 "用戶學習劇院"（User Study Theatre）bot ，它會提示員工產品研究會議即將開始。
會議過程中團隊成員會使用谷歌共享表格記錄會議筆記，實現實時分享。會議結束后一位團隊成員負責將每次的會議筆記轉移到團隊協作平臺 Mural 上，每條筆記都會附上出處、應用場景以及用戶反饋。
在 Mural 上，成員會根據貢獻者和應用場景等對這些筆記進行分類，之后在筆記分類的右側用關聯圖將成員意見根據重復出現的關鍵詞組織起來，這種方法可以讓成員發散思維，同時又能聚焦于關鍵點，對于較為復雜的問題是一種行之有效的工作流程。
對于大多數企業來說，遠程辦公意味著團隊很難面對面交流，意味著成員之間有時區差，但 Zapier 將這兩個缺點化為了優勢，在團隊溝通、員工招聘這兩方面也有自己的心得，具體將從以下四點進行論述:
對遠程團隊來說，協作固然很重要，但獨處也不容忽視。《Quiet》的作者 Susan Cain 曾在 TED 播客上說：“現代社會中 ‘協作’已經變成了一個神圣的概念，人們認為只有協作才能取得創造性的成果，但往往忽視了獨處對于發掘創造力的作用，只有樂于獨處，人們才能充分發揮自身創造力。”
現代企業更加強調協作式的團隊文化，隨處可見的開放式辦公場所體現了這一點，但很少有人察覺到設計師和研究員只有在安靜的環境中才能取得創造性的成果，從這一點來說，遠程辦公是創作者的理想選擇。
在 Zapier，管理者將遠程辦公不便溝通的劣勢化為了優勢，員工們使用虛擬辦公室進行溝通，當他們專心做事不希望被打擾時會在 Slack 上標注出來，這樣其他成員就明白他們晚點才能回復消息。對于這種獨處之美，Zapier 成員之間有著不言自明的默契。
Zapier 的成員分布在世界各處，因此會存在時區差，他們充分利用了這一點，將遠程辦公的缺點轉化成了優勢——當員工 A 完成一項任務時，將其提交給位于相反時區的同事 B 進行編輯和修改，第二天，員工 A 就可以直接接受反饋，無需等待，這無疑提高了工作效率。
Zapier 的領導團隊信奉傳統的匯報模式——C-level 的管理者們要向創始人匯報，每周會有一對一的小會議來討論孰是孰非，還會用到反饋工具 Small Improvements，有些人可能會覺得這樣是浪費時間，但線下辦公時，上下級溝通會有滿意的微笑、贊許的點頭、會豎起大拇指等等，這些姿態和動作都能傳達鼓勵的信息，但遠程辦公團隊往往只能靠語言和文字溝通，因此充分的交流是必要的。
Zapier 的 CEO Wade Foster 曾在 SaaStr 演講上表示，遠程管理團隊在初創時期除非是需要某個領域的專業型人才，否則應當盡可能選擇萬金油型的員工，因為這個階段創始人和員工的任務會隨著公司發展需要而變動。此外，遠程辦公模式要求管理者疑人不用，用人不疑，因此在招聘時要格外注重求職者的辦事能力。
在云時代的背景下，遠程辦公成了企業運行中不可缺少的一環，疫情和降本增效等關鍵詞紛紛加速了遠程辦公的進程，在回答“如何做好遠程辦公”這道題時，作為先行者的 Zapier 給出了（1）提高溝通"帶寬"（2）建立工作流程（3）注重獨處等答案。其核心就是做好文字、視頻和線下溝通的平衡，利用好遠程辦公的長處，并將其缺點轉化為優勢，再加以其他技巧去完善。
不同的行業有不同的特點、每一家公司也有獨特的境遇，但無論是被迫適應還是主動擁抱線上辦公，作為 SaaS 企業的決策者，你是否有屬于自己的答案呢？
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