疫情時代效率辦公神器：關于在線協作文檔你了解多少？

張詩雨

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2021-01-07 19:38

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作為現代職場最習以為常的工作方式，但人類從來沒有放棄對效率的追求，尤其隨著去年疫情的全球范圍爆發，使得在線遠程辦公成為趨勢，這更改變了團隊成員之間的協作方式。

其中最大的體現就是在線協作文檔產品的火爆，那么到底什么是在線協作文檔工具？這類產品和其他普通文檔工具有什么區別？它有什么優勢和劣勢？目前，國內又有哪些值得推薦的在線協作文檔App呢？

一、什么是在線協作文檔工具？

事實上，我們現在提到的「在線文檔工具」，其實是電子筆記和office文檔類的一個寬泛的統稱。

電子筆記類，主要用在做筆記、做摘抄、寫心得隨筆等輕度的文本編輯場景，這類軟件的亮點在于可以將同一個賬號里的內容，同步到不同設備中，方便個人多場景多地點使用，也可以將自己記錄的內容分享給其他人；另一種是Office文檔類（包括Word、Excel、PPT），這種文檔適合寫論文、做報告、做表格等更為復雜的文本編輯場景。

而「在線協作文檔」就屬于office文檔的其中一類，它的亮點在于，這類軟件可以由多人在線同步實時編輯，并且實時保存的文檔，在團隊合作中可以極大的提高協作效率，再也不用像之前那樣一張表、一個文檔傳來傳去，還容易傳丟的情況。

二、在線協作文檔的優劣勢是什么？

和普通的Word、Excel、PowerPoint相比，在線協作文檔有哪些優勢和劣勢呢？

優勢：

注冊賬號登錄安全性強
多設備兼容可隨時隨地編輯
云存儲功能容量大
實時保存再也不怕電腦宕機
多人協作同步更新修改痕跡
一個軟件創建多種類型文檔

劣勢：

因為受限于此類產品發展時間較晚，不像「office三件套」那樣歷史悠久，更何況通常這類軟件是一個產品中兼具多種文檔形式，所以在編輯排版、數據處理等功能上并沒有很豐富，只能實現一些常用的基本功能，如果需要進行很專業和精細化處理，還需要使用更專業的軟件才行。

不過相信很多功能會隨著時間的推進，逐步被開發更新的。

除了這個劣勢外，這類文檔要實現實時保存和多人協作的作用，那就意味著非常依賴于網絡，對于一些特殊的無網環境下，它們的優勢就會大打折扣，和普通的電子文檔無異。很多相關產品的研發人員看到了用戶的這個使用痛點，所以也陸續出現無網保存，有網同步等功能的協作文檔。當然，內容丟失的風險還是依舊會存在，所以還是建議大家盡量在有網環境下使用。

三、有哪些值得推薦的在線協作文檔工具？

結合目前國內這類工具的使用流行度和產品的穩定性能。給大家推薦兩個：

騰訊文檔
石墨文檔

騰訊文檔

首先，騰訊作為在社交產品領域的領頭羊，也開始逐步把目光放在職場社交上，先后推出企業微信、騰訊文檔等更適用于辦公場景的通訊協作產品。在2018年，騰訊推出的多人同時在線編輯的一款文檔產品。

騰訊文檔支持在線Word/Excel/PPT/PDF/收集表多種類型。也可以在電腦端（PC客戶端、騰訊文檔網頁版）、移動端（騰訊文檔App、騰訊文檔微信/QQ小程序）、iPad等多類型設備上隨時隨地查看和修改文檔。

而騰訊文檔在登錄層面的特點就是，用戶可以使用騰訊系的其他產品：QQ/微信/企業微信，一鍵登錄，無需注冊，更方便快捷進入使用環節。這一點同樣體現在分享平臺上，目前僅支持分享到的平臺僅有微信好友和QQ好友，如果想分享到其他平臺，則需選擇導出/生成其他類型文檔，才可實現。

但相對而言，以下5點可以算作為為騰訊文檔的優勢所在：

多人協作：騰訊文檔最多可支持100人同時在線編輯，也可查看到編輯記錄；
安全保密：支持QQ/TIM/微信登錄，權限設置互通無障礙，且文檔可展示水印；
編輯保存：支持云端直接編輯，且系統自動保存，不受網絡信號影響;
模板眾多：支持會議紀要、日報、項目管理信息表等各類Word/Excel模板。
專屬密碼：因為多平臺打通的一鍵登錄，無需用密碼登錄或許會成為很多人擔心信息安全等問題的因素之一，騰訊文檔因此為用戶提供了可以設置專屬密碼的機會，讓用戶更加安心。