AI測評網
專家團｜蔣祎：自下而上HR數字化方案篇
上一篇我們聊到，HR要給業務需并排“高中低”優先級。
需求排優先級，常用方法是根據“價值”和“緊迫性”兩個維度來評估。由于在小蔣的經驗中，特別急的HR需求并不常見（主要法律規章/監管要求的變更），因此在舉的例子中沒有強調“緊迫性”，而是考慮從更多維度來量化“業務價值”。
HR從業務的角度評估完，HRIT還要從技術的角度再評估一輪。
結合兩類評估，我們就可以排出每個需求在下面象限圖中的位置，然后決定先實現哪些、后實現哪些。
量化法則：
技術評估同樣要量化，比較暴力、粗俗的算法是：
技術實現成本≈軟件工具采購、實施、使用費+人工成本
人工成本=人數×耗費天數×單日薪酬
首先去實現哪一類呢？
考慮到，自下而上的HR數字化是希望通過快速見效的成果，來贏得上上下下對數字化的信心。因此，我們優先去實現的，肯定是業務價值高、技術上也好搞的，也就是所謂的“快贏”。
業務上重要而技術難搞的，則要做長遠的的規劃，做長期戰斗的準備，在啟動之前，要確保上上下下已經攢足了信心、可以下定決心。
“舉手之勞”這類，有空的話可以先做其中比較著急的，不著急的有空再慢慢做。
“吃力不討好”這類，就應該和HR聊聊需求是否合理，或者雙方的理解是否一致、清晰。
????低痛法則：
所有HR提出的需求都要被評估、有反饋。哪怕是明顯價值低、投入高的需求，也要溝通可能的方案是什么、為什么優先級低、未來可能有什么相關的計劃。
要讓HR感受到自己的想法被尊重，也讓HR學到需求評估和排期的方法，鼓勵HR繼續提出需求、參與到數字化的循環中。
“技術實現好不好搞？”HRIT在回答這個問題的時候，其實心中已經要有相應的方案了。
為了滿足業務需求而提出的解決方案，通常包括要用哪些數字化工具，以及要如何實施落地。
數字化工具的選擇可能是多樣的：
因此，“技術上好不好實現”這個問題，其實是相對的，它取決于：
也正因如此，HR可能對HRIT評估的結果產生質疑：“這個應該不難實現吧？這個要不了這么久吧？”特別是當HRIT是外部乙方、按人天收費時。
這個時候，HRIT能否樹立技術專家的權威、用自己的專業贏得HR的信賴就尤為重要了。HRIT要讓HR相信，這樣的評估結果，不僅是基于有過的成功經驗，也是基于對潛在風險的預判。
專業的工作方法、高效的溝通、取得“快贏”，都可以增強HR對HRIT能力的信任。
????低痛法則：
選擇方案時，要盡量減少用戶使用的阻力（比如要安裝開發環境、要下載新的APP），可以考慮使用用戶熟悉的軟件和操作方式（比如在Excel中批量編輯），減少學習成本。
HR日常最熟悉的軟件是下面這些，最快的“快贏”往往是這些工具的優化和自動化：
????快速法則：
HRIT盡量選擇自己趁手的兵器，選擇較快的工具，而不是最新、最強的，任正非說過“把地種好才是好農民，不要本末倒置地四處炫耀鋤頭。”。
當HRIT大致確定了比較合適的方案后，就比較容易評估出技術實現的成本了。
我們說的“快贏”到底能有多快呢？
小蔣個人的經驗中，如果是在HR系統的基礎上配置新功能，或者用Python、VBA開發小程序，基本1-3天能確定基本方案，1-2周能完成“最小可行產品”并交付給HR，這個節奏比較合適，HRIT投入與HR收益的“性價比”相對較高。
當然，“快”不是衡量方案的唯一指標，HRIT要注意，方案不僅要突破“點”的效率瓶頸，也要在整個流程的“線”上保證順暢，在數字化整體的“面”上起到更積極的作用。
在需求篇中說過，不要讓HR陷入對功能設計的想象。同樣，HRIT在提出方案時，也要拿出實物，不要讓HR去腦補。
我們繼續說相對簡單、快速的情況：需求用一個簡單的工具就能搞定。
如果方案是用一個現成的產品或已有的系統，做出個示意的頁面或表單再去溝通，頁面簡陋、字段不全、功能沒完全實現都不是問題，首先要讓用戶有個體感。
如果方案用編程實現，至少告訴用戶輸入、操作、輸出分別是什么樣子。比如我們之前做的加密offer批量生成程序，溝通方案時，我會先告訴HR你要準備什么數據、貼到一個怎樣的Excel里，點一個按鈕，就會在文件夾里生成什么樣的PDF文件，文件都要做出示例。
再不成熟的實物原型也比拿著PPT、甚至全靠口頭描述靠譜得多，這也可以讓HR相信方案的可行性是HRIT確實初步驗證過的。
基于這個原型，雙方的溝通就能具體很多，HR可以據此反饋建議，HRIT也要告訴HR:
有時可能沒有一個單獨的方案能完全滿足需求，而是有多種方案，各有千秋卻各有不足。首先給用戶演示最容易實現的，看看用戶能不能接受；如果不能，再演示另一個。要從短期實現和長遠使用等多個角度，說清楚不同方案的優劣勢，讓HR綜合考慮。
按照方案溝通的結果，HRIT再去快速配置/開發出“最小可行性產品”（MVP）。
這個階段，我會跟HR溝通：
? 第一版的MVP可能只能達到60分，但它已經能滿足最核心的業務訴求
? 未來它有可能優化到90分，但考慮到60分到90分的邊際成本，我只有確定HR會長期使用它之后，我才會去進一步優化。
? 優化需要與HR共創、由HR發起
此前介紹過一個薪酬通知信的例子，第一個版本讓“不可能”成為了“可能”，但用戶還有4個步驟要操作，而且還要修改Windows的語言設置；薪酬HR在之后的一年中不斷使用這個程序，不斷發現問題、不斷提出建議；我也對這個程序做了數次優化，將4步縮減為2步，節約了30%的時間，并且大大降低了出錯的可能性。
最快地做出MVP，就是為了最快地解決核心業務需求，最快地驗證方案的方向是正確的，最快地得到反饋并評估收效，持續優化、循環往復。
????低痛法則：
把握HR對MVP的預期，并堅定他們未來會更好的信心。
當然，不是所有的優先需求都能在一兩周內解決；HR描述起來輕而易舉的需求，可能需要專門啟動一個小型項目來實現，這種情況，要設法將項目拆解為快贏。
例如，有幾張報表以前是在線下制作的，這幾張報表的數據來源有線上有線下。業務痛點是報表整理復雜、耗時長，線下數據會出現質量問題，報表要分享給各部門時又要手動拆分?？紤]用系統自動生成報表、按權限定時自動發送報表。
初步的方案如下：
這個方案要落地，不僅涉及數字化工具的制作，還涉及歷史數據的遷移。落地過程就應該拆分，并分步驗收確認：
這個方案當然還有優化空間，如果有自動抽取數據的工具，或者直接將數據源1、2相關的業務搬到線上，就可以進一步減少人工操作；但首先，要讓HR看到這個基礎方案的價值、要讓HR看到進一步優化的價值。
本文經授權轉載自微信公眾號：Johnny HCM
