當企業規模不斷擴大，員工數量快速增長時，隨之而來的便是成堆的假期、報銷、加班等申請審批。若是只有幾人的小企業，還比較方便管理，但若是員工人數多，組織架構復雜，跨部門工作頻繁，簡單的申請/審批也會成為HR的工作負擔。

當前，很多企業仍使用傳統紙質/Excel申請審批，導致信息不同步，部門協同效率低下，管理成本增加等現實問題。不僅如此，如果HR不小心匯入了錯誤數據，還影響薪資結果。

為了解決傳統審批方式帶來的煩惱，不少公司也使用審批系統來規范公司內部業務流程，以促進部門協作，提高工作效率與競爭力。那傳統和云端的申請審批有何不同呢？透過自動化審批系統，如何優化傳統審批流程？YOOV認識管理將以下情景給您詳細了解。

情景一：（假期）

張先生是一家餐飲連鎖店的區域經理，管理3家門店。在旺季時，常常會限制員工申請假期，來彌補人手不足的情況。但是，旺季過后，所有員工需要補休假，會接二連三收到假期申請，一段時間內的假期申請表堆成山，實在讓張先生頭痛。

傳統審批：

1. 填寫：員工使用紙質或Excel的方式填寫假期申請表；

2. 發送：員工將假期申請表發送給店長；

3. 門店匯總：店長匯總假期申請表并發送給張先生；

4. 區域匯總：張先生匯總三家門店的假期申請表；

5. 審批：張先生統一審批三家門店的假期申請表；

6. 返回：張先生將結果發送至三家門店店長處；

7. 批假：員工收到店長消息，批假成功。

由以上步驟可以看出，光假期申請表就要來來回回，經過好幾人之手，這過程中免不了造成數據丟失，審批信息滯后，工作協同效率低下。

云端審批：

1. 自訂審批流：按照部門/職位等篩選申請人，并設定好審批層級；

2. 快速申請：員工自助提交申請，選擇申請原因，并上傳相關證明文件，一鍵提交；

3. 實時審批：信息實時同步，收到申請后，主管可選擇通過/拒絕，快速批量審批；

4. 及時查詢審批進度：審批進度實時更新，自動提醒，無需來回詢問。

當審批流程自動化時，所有數據將實時同步至員工與主管處，加快審批進度，大大提高工作效率。

情景二：（加班）

Jerry是一家零售店的店員，工作日有加班，因為公司規定加班可以有加班費，涉及薪資結果，Jerry需要及時申請加班，等待審批通過，再計入當月薪酬。但有時審批緩慢，當月加班津貼無法及時算出，很讓Jerry著急與苦惱。

傳統審批：

1. 填寫：員工使用紙質或Excel的方式填寫加班申請單；

2. 發送：員工將申請單發送至店長/主管/HR；

3. 審批：店長/主管/HR填寫審批意見；

4. 返回：返回至員工了解審批進度。

以上可見，傳統審批容易拖緩整體進度，除此之外，以上情景還涉及計薪，HR在審批過后，還需匯總加班數據，區分工作日/休息日/法定假日加班，再根據不同速度計算超時工作津貼。若審批進度過長，可能會影響計薪。

云端審批：

1. 自助申請：員工自助選擇時間段申請加班；

2. 及時審批：主管一鍵審批，并實時同步至員工；

3. 及時查詢審批進度：審批進度實時更新，自動提醒，無需來回詢問；

由以上對比可以看出，云端審批極大地提高了審批效率。除了這兩種情景外，費用報銷、補時申請等更多業務場景都需要自動化的審批流程。

不僅如此，申請審批還涉及到無薪假扣減，超時工作津貼等薪酬項目的計算，一個審批系統是遠遠不夠的，更需要一個全面易用的HR系統來幫助管理假期、考勤等其他人力資源模塊。比起使用Excel，使用一站式云端系統更便于公司管理。

使用云端審批可以實現工作流程自動化，在人力資源管理中是重要的一環。但人力資源管理還涉及到員工排班、考勤、假期、薪酬、審批等，想要實現全方位管理，一站式人力資源管理系統更適合中小企的發展。

但是，很多中小企業因預算不足等原因，不敢嘗試系統，盡管能提升工作效率，中小企卻對高昂的價格望而卻步。事實上，您可以使用基于SaaS的HRMS，提高管理效率。

YOOV人事管理是一站式人力資源管理系統，不僅可以自動化審批流程，快速處理假期，加班，報銷等申請與審批，還擁有強大AI薪酬計算引擎，快速高效計薪，更有Web + App一體化管理，促進部門協同，提高工作效率。