編者按：12年前，您在上什么樣的信息化管理系統(tǒng)？財務(wù)、ERP、OA、CRM......您大概率不會想到ECM企業(yè)內(nèi)容管理。首鋼股份能在信息化早期階段就開始重視“文檔管理”，這無疑具有行業(yè)領(lǐng)先的“超前意識”，也正與其具有國際競爭力和影響力的地位相符。-本文節(jié)選自首鋼股份在鴻翼新老客戶研討會上的精彩演講

首鋼股份簡介

中國500強，國內(nèi)最大的鋼鐵聯(lián)合企業(yè)之一

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北京首鋼股份有限公司（以下簡稱首鋼股份）于1999年12月在深圳證券交易所上市(股票代碼:000959)，是世界五百強首鋼集團所屬的上市公司。首鋼股份擁有首鋼股份公司遷安鋼鐵公司，控股首鋼京唐鋼鐵聯(lián)合有限責(zé)任公司、北京首鋼冷軋薄板有限公司、首鋼智新遷安電磁材料有限公司等鋼鐵實體單位，具有焦化、煉鐵、煉鋼、軋鋼、熱處理等完整的生產(chǎn)工藝流程，擁有國際一流裝備和工藝水平，具有品種齊全、規(guī)格配套的冷熱系全覆蓋板材產(chǎn)品序列，為客戶提供電工鋼、汽車板、鍍錫板、管線鋼、家電板等優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和先期介入等增值服務(wù)。       

ECM產(chǎn)品應(yīng)用史

5大階段實現(xiàn)文件檔案一體化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中臺

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鴻翼ECM產(chǎn)品在首鋼的逐步深入、逐步擴展的應(yīng)用過程大致可分為5個階段：

第一階段：新產(chǎn)品硅鋼需要快速的去拓展市場，進行產(chǎn)品的研發(fā)，這個時候我們就與鴻翼開始了首次合作，一同構(gòu)建了硅鋼信息（情報）系統(tǒng)。

第二階段：增加了ECM的文檔協(xié)同管理，把文檔的收集、管理、搜索等功能進行了一個相對完整的應(yīng)用。

第三階段：在文檔管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上又拓展了一個功能點 — 檔案系統(tǒng)。

第四階段：進行了一個整體的信息化體系重構(gòu)，把ECM跟業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行一個融合，把它作為一個非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)中臺，去銜接我們的業(yè)財流程。

第五階段：我們把企業(yè)網(wǎng)盤也集成到了整個辦公體系里面。

后續(xù)，鴻翼又多次為首鋼股份提供了系統(tǒng)升級和擴展等服務(wù)，并持續(xù)將網(wǎng)盤、文檔和檔案等管理應(yīng)用推向首鋼集團總部以及遷安鋼鐵、北京化學(xué)工業(yè)集團、首鋼礦業(yè)等分、子公司。為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，我們一直在路上......

場景一：研發(fā)情報系統(tǒng)

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» 掌握情報才能占得市場先機在硅鋼冷閘產(chǎn)線全面投產(chǎn)的背景下，我們迫切需要進行產(chǎn)品的快速研發(fā)和迭代，以及市場的快速拓展，這個時候我們就特別需要及時去掌握電工鋼的一些相關(guān)的技術(shù)和市場行情。一方面需要去收集整理這些信息，把它作為可以快速查找的知識資源，給我們的業(yè)務(wù)人員提供經(jīng)營決策以及技術(shù)研發(fā)的一些數(shù)據(jù)支撐。

» 研發(fā)資料需要安全防擴散管控同時，對于硅鋼產(chǎn)品整個行業(yè)來說，這些數(shù)據(jù)和資料屬于最高保密級別，尤其是我們自己在研發(fā)過程產(chǎn)生的一些技術(shù)文檔，所以就需要做好安全防擴散管控。信息收集方面，我們使用了TRS，它對23個網(wǎng)站的140個欄目進行掃描，自動采集我們想要的信息和數(shù)據(jù)，并把這些數(shù)據(jù)存入到 edoc文檔庫中。在文檔庫里，一方面進行文件的自動整理、統(tǒng)一命名、統(tǒng)一文件格式，同時我們也基于ECM平臺開發(fā)了一個門戶應(yīng)用， 里面包含了想要了解到的一些市場行情、對應(yīng)的技術(shù)文件、專利等；一方面對于我們研發(fā)和經(jīng)營過程中的一些文件和數(shù)據(jù)，可以方便相關(guān)業(yè)務(wù)人員進行快速有效的查找，并共享相對應(yīng)的資源。情報系統(tǒng)中也有一些比較方便的功能，如通過平臺自動生成的鋼鐵行情日報、每日信息、專題市場分析等一些專欄。

情報系統(tǒng)對硅鋼產(chǎn)品從研發(fā)到市場拓展提供了一個非常好的支撐，助力了我們電工鋼產(chǎn)品十年的快速發(fā)展。

場景二：文檔、檔案管理系統(tǒng)

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在一開始，大家對于文檔的價值、使用的要求、共享的要求等，可能從認知到習(xí)慣都存在一定的差距，文檔系統(tǒng)的推廣使用有一定的難度。在 2014 年的時候，大家一是積累了大量的文檔，二是在文檔的使用、共享過程中，切切實實地遇到了很多的問題：

» 系統(tǒng)間存在數(shù)據(jù)孤島舉個例子，公司下面的股份遷安、順義冷軋、營銷管理部都擁有各自的OA系統(tǒng)和內(nèi)網(wǎng)，平臺不統(tǒng)一，像公文、請示、報告等流程的銜接、共享困難，跨地域協(xié)同困難。有時候還需要開車進行異地文件交換，非常不方便。

» 缺乏移動辦公手段另外一個就是現(xiàn)有的OA系統(tǒng)，主要還是以 PC 端為主，不支持移動辦公模式，不利于工作效率、反應(yīng)速度和決策能力的提升。

» 檔案管理低效之前是單獨的檔案管理系統(tǒng)，跟其他系統(tǒng)沒有緊密銜接；首鋼集團、股份各部門、股份代管單位的檔案管理采用人工方式完成，效率低且缺乏管理控制；OA系統(tǒng)里面也存在很多公文，從歸檔到檔案的借閱、查詢都非常不方便，很多檔案還得形成紙質(zhì)檔案。基于以上問題，我們就對文檔管理系統(tǒng)做了一個升級：建立從OA到“文檔”到“檔案”的全自動數(shù)據(jù)鏈條管理，最大程度的方便檔案的管理，以及實現(xiàn)了檔案相關(guān)的信息資源共享。  

場景三：ISO體系文件管理系統(tǒng)

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» 審核文件量大、管理困難

質(zhì)量體系管理對于制造企業(yè)來講，要求是非常高的。每年我們會進行質(zhì)量體系的審核，先做內(nèi)審，再外審。一般情況下，每次審核都得生成上萬份文件，管理難度非常大。我們希望能夠?qū)w系文件進行統(tǒng)一管理，一方面是方便、可控的管理日常文件，二是可以更加有效、快捷、便利的滿足體系審核的要求。

» 數(shù)據(jù)資產(chǎn)分散，統(tǒng)計分析難度大

對于日常的管理，大量的數(shù)據(jù)資產(chǎn)往往分散在個人的電腦或紙質(zhì)的文件中，由個人去管理，比較容易丟失和泄密。鋼鐵行業(yè)是流程性制造，崗位多，要求高，幾百個不同崗位的質(zhì)量文件都有不同的質(zhì)量文件要求，尤其像操作要點等文件，它更新的頻率非常快，分散在各個崗位，且崗位實行輪班制，對于數(shù)據(jù)資產(chǎn)的管理非常復(fù)雜。大量的紙質(zhì)文件下發(fā)到各個崗位，成本比較高，更別說進行全流程管控和統(tǒng)計分析了，這對于我們的質(zhì)量管控存在一定的風(fēng)險。比如練一爐鋼的操作要點，版本可能有十幾個，查找費時費力，不負責(zé)的員工可能根據(jù)自己的經(jīng)驗去操作了，安全隱患就比較大。體系文件每次審核時，既要收集，還要修改，同時涉及管理流程，需要進行提交、審核、發(fā)布等，流程非常復(fù)雜，效率低，尤其對于歷史文件版本進行控制也比較難。所以我們就通過 ECM平臺做了一個體系文件管理系統(tǒng)。

» 建立集中存儲、統(tǒng)一管控的ISO體系文件管理系統(tǒng)

首先，對體系文件做集中存儲和統(tǒng)一管控，同時把體系的管理流程線上化，在ECM平臺上實現(xiàn)文件管控。

同時，也通過文檔電子化，把文件變得受控，從文件生成到傳遞到最后歸檔的整個過程，包括版本修改都是可跟蹤的，這樣極大的提高了體系文件的管理和日常運行的效果。

» 基于場景二&三的解決方案架構(gòu)

以前，集團下面的各個企業(yè)都有自己的OA系統(tǒng)，文檔管理系統(tǒng)，也有集團共用的系統(tǒng)，辦公體系復(fù)雜，針對這個問題集團統(tǒng)一構(gòu)建了全集團覆蓋的一套協(xié)同辦公體系。在這個過程中，由于股份公司在ECM平臺的應(yīng)用比較深入，同時效果也比較好，所以集團也是充分的借鑒和參考股份公司應(yīng)用的情況，在整個協(xié)同辦公體系里把ECM平臺和統(tǒng)一身份認證、單點登錄、門戶頁面做了全面集成。為了滿足新的需求，將對應(yīng)系統(tǒng)進行升級和數(shù)據(jù)遷移，同時把文檔門戶的搜索功能和OA門戶進行集成，形成統(tǒng)一搜索，把文件快速預(yù)覽也集成到了移動辦公中，另外也延續(xù)了檔案管理系統(tǒng)跟oa的集成。這樣在ECM平臺上，相當于有兩大應(yīng)用，一個是文檔管理，一個是檔案管理。ECM平臺作為文件的最終存儲和歸檔，去和各個系統(tǒng)進行頁面集成和流程集成。例如，OA系統(tǒng)里公文的處理、審批，它的附件都是通過文檔系統(tǒng)去掛載的。

在我們整個辦公體系里， ECM作為一個非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中臺，在全集團范圍內(nèi)進行系統(tǒng)和用戶之間的文件交互。

由于用戶量太大，也考慮到實際用戶訪問的壓力和安全性，我們協(xié)同辦公是集團統(tǒng)一一套，但是做了分布式部署。在鋼鐵板塊，由股份公司代表集團去統(tǒng)管，股份公司和鋼鐵產(chǎn)研基地的協(xié)同辦公和文檔管理都是在整個系統(tǒng)里邊統(tǒng)一做了集成。

» 項目成果

通過單點登錄的集成，組織目錄結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一規(guī)范，文檔門戶和 OA門戶、檔案系統(tǒng)的集成以及統(tǒng)一搜索在門戶上的集成，項目實現(xiàn)了文檔系統(tǒng)的全面升級和集成，同時也是把檔案系統(tǒng)進行了進一步的應(yīng)用的擴展，包括一些不同的檔案類型重新進入到檔案系統(tǒng)，形成了辦公體系的全面集成。

場景四：非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中臺

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在業(yè)務(wù)層面，我們在2017 年啟動了首鋼股份整個信息化體系的重構(gòu)：產(chǎn)銷一體化經(jīng)營管理系統(tǒng)。這個項目是把我們所有的業(yè)務(wù)層面的管控系統(tǒng)做了一個重構(gòu)，主要是包括底層的制造、質(zhì)檢、計量等；在管理層面包括了采購、銷售、質(zhì)量、物流、設(shè)備、工程等；在產(chǎn)銷層面并不涉及到財務(wù)，財務(wù)是集團統(tǒng)一平臺，產(chǎn)銷系統(tǒng)要跟集團財務(wù)一體化平臺形成一個無縫的業(yè)財銜接。在產(chǎn)銷的系統(tǒng)里，有大量的數(shù)據(jù)交換，尤其是有一些文件交換。我們在這個過程當中，把ECM平臺作為一個非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)中臺，主要管理對象就是非結(jié)構(gòu)化的文件，比如合同。我們有一個電子合同管理平臺，業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求形成對應(yīng)的合同，再通過電子合同管理平臺去做統(tǒng)一的生成和管控。合同一旦生成以后，就會自動傳到ECM 平臺上，同時也會根據(jù)事先設(shè)定的規(guī)則在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建立文件鏈接，文件就會在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間自動流轉(zhuǎn)，尤其是在業(yè)財銜接的過程當中。

例如采購，采購的合同生成以后，可能會有預(yù)付款，需要在合同節(jié)點上進行報支，再經(jīng)過財務(wù)共享平臺審核。付款申請、報支單等文件鏈接會從采購系統(tǒng)自動傳到財務(wù)共享系統(tǒng)，實體的文件不參與交互過程。這樣財務(wù)人員在財務(wù)共享平臺上，進行審核時，通過調(diào)用預(yù)覽，既可以去看合同實體的文本，也不需要去對文件進行一個接收。

由于我們財務(wù)系統(tǒng)部署是在北京，采銷在河北，過程中是通過專線，不僅文檔數(shù)量多，很多文件本身也比較大。如果文件的交互都是通過專線，不僅效率慢，還會占用大量的資源，成本上也不合算。所以ECM平臺采用了分布式部署，在京塘也單獨部署了一套文檔管理的平臺。兩個平臺邏輯上是一個整體，在一些空閑的時間，京塘的平臺會自動進行電子合同的同步，這樣它就脫離了業(yè)務(wù)流程本身，既不影響業(yè)務(wù)流程的進行，又能把兩邊的數(shù)據(jù)進行拉齊，起到了冗余和備份的作用。

現(xiàn)在ECM非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中臺大概2萬用戶，還有文檔的長期保存容量大概是 3 t，把產(chǎn)銷還有集團管控對應(yīng)的一共 17 個系統(tǒng)做了文件共享和串接。

場景五：企業(yè)網(wǎng)盤

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企業(yè)網(wǎng)盤主要是與首鋼通移動端進行集成應(yīng)用。隨著大家更多地進行移動端辦公和處理文件流程，移動端接收了大量的文件，占用手機存儲容量、查找繁瑣、安全性不高。所以我們就把云盤植入進去，這樣在使用首鋼通的時候，就能夠非常方便的去調(diào)用云盤，一鍵把文件存入到云盤，解決了大家關(guān)于文件在移動端存儲和共享的問題。“信息化建設(shè)沒有盡頭，我們必須盡可能看得更遠一些，與鴻翼攜手12年也是來之不易，希望我們能夠多加交流探討，共享共創(chuàng)，一起助力首鋼股份實現(xiàn)行業(yè)領(lǐng)先、世界一流的愿景。”首鋼股份智能化應(yīng)用部部長戴亞輝親切地說道，他看起來不只是我們的客戶，更像是一個老朋友、一個老師和一個信息化布道者。