良好的風(fēng)險管理有助于降低決策錯誤的概率、避免企業(yè)損失。真正的風(fēng)險管理不是一次性的管理，而是應(yīng)該有規(guī)律地貫穿在項(xiàng)目的全過程中。那么如何將風(fēng)險降到最低，讓活動中容易出現(xiàn)的問題在一開始就得到很好的處理？這是我們今天重點(diǎn)考察的問題。（文末附贈10大風(fēng)險把控清單）

一、不確定性成本因素

除了容易發(fā)生的意外情況，每一項(xiàng)活動的成本都是存在不確定性因素的，也就是不確定性成本。這種因素存在的概率和發(fā)生情況我們都無法判斷，因此，了解導(dǎo)致項(xiàng)目成本不確定的原因并對其施加全面的管理和控制是非常必要的。

1.預(yù)測導(dǎo)致的不確定性

人們往往希望成本預(yù)算能夠反映出市場中社會必要勞動時間的正常情況，但實(shí)際預(yù)測的科學(xué)性和確定性卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求。這是因?yàn)轭A(yù)測是對人行為或后果的估算，而人的行為會由于預(yù)測而改變，這是預(yù)算出現(xiàn)問題的一個重要因素。

2.決策導(dǎo)致的不確定性

每一項(xiàng)決策過程，都是依據(jù)目前所掌握的成本信息提出充分的備選方案，最后在備選方案中選取最優(yōu)，然而美國管理學(xué)家赫伯特·西蒙對此就提出了質(zhì)疑，他認(rèn)為人所具有的有效理性不允許決策者掌握足夠多的信息，也就沒有足夠多的時間做出最優(yōu)選擇。因此，我們要確定的是在做選擇之前一定要掌握足夠多的信息。

3.整場活動管理的不確定性

整場活動開始執(zhí)行的過程，一直都會處于很多組織的管理之下，同時還會受到媒體訊息、熱點(diǎn)變化、市場等方面的制約，必然會導(dǎo)致項(xiàng)目成本的不確定性。雖然成本不確定性是存在的，但了解到這樣的情況后就可以幫助我們盡量減少不確定因素的發(fā)生并控制成本的超支。

二、風(fēng)險應(yīng)對通用措施

1.減輕風(fēng)險

實(shí)踐證明，在活動執(zhí)行過程中若不按規(guī)范辦事就容易犯錯，造成項(xiàng)目資源的浪費(fèi)和損失，想從戰(zhàn)略上減輕活動執(zhí)行的風(fēng)險就必須要遵守基本程序，不可圖省事、走捷徑。

2.預(yù)防風(fēng)險

在制定組織結(jié)構(gòu)方案時就需要合理地設(shè)計(jì)，這樣才能有效預(yù)防風(fēng)險。在資金、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、管理、人員分配與資源分配方面都應(yīng)做好一定的預(yù)防。

3.轉(zhuǎn)移風(fēng)險

轉(zhuǎn)移風(fēng)險的目的不是降低風(fēng)險發(fā)生的概率和不利后果的大小，而是在活動中有風(fēng)險事故發(fā)生后，將損失的一部分轉(zhuǎn)移到活動以外的第三方。一般在資源有限，不能實(shí)行減輕或預(yù)防風(fēng)險的策略，但潛在損害很大時可采用此策略。

4.回避風(fēng)險

主動放棄一些難以完成的活動目標(biāo)與執(zhí)行方案，認(rèn)為是回避風(fēng)險的一種策略。

三、活動會議流程中如何應(yīng)對？

1.策劃前要做到嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致

資深會務(wù)工作者都很清楚一個硬道理：“會前準(zhǔn)備工作比什么都重要！”因?yàn)闀暗臏?zhǔn)備工作就像是騎士手上的刀刃，“工欲行其事，必先利其器”。騎士手上的刀刃，如果能夠在上戰(zhàn)場前磨鋒利了，那么在戰(zhàn)場上手起刀落，任何事都迎刃而解。

在一般戰(zhàn)場情況下，部隊(duì)在作戰(zhàn)行動實(shí)施之前。都會通過作戰(zhàn)態(tài)勢做演練，根據(jù)不同的推算情況，做出相應(yīng)的應(yīng)對措施計(jì)劃，從而確保整場戰(zhàn)事活動從發(fā)起到結(jié)束是在可控制的范圍內(nèi)上演。這些事先準(zhǔn)備好的應(yīng)對計(jì)劃又稱之為預(yù)備方案，也就是Plan B。

所以作為活動策劃人，要盡可能多的設(shè)想幾個活動突發(fā)狀況預(yù)備方案，用來解決會議活動中出現(xiàn)的問題，一旦問題出現(xiàn)，可以在第一時間將方案用上，避免慌亂、手足無措情況出現(xiàn)。

具體方式：提前規(guī)避。

在活動執(zhí)行前要有風(fēng)險意識，風(fēng)險是指現(xiàn)在還沒有發(fā)生，但將來可能發(fā)生的事件，這些事件一旦發(fā)生，就會對項(xiàng)目造成不同的影響。

為了避免風(fēng)險帶來的破壞，所采取的措施活動就稱為風(fēng)險管理。它通常包含以下內(nèi)容：

1）風(fēng)險識別；

2）風(fēng)險排序；

3）制定風(fēng)險管理計(jì)劃；

4）持續(xù)追蹤風(fēng)險事件。

其中制定風(fēng)險管理計(jì)劃又包括了規(guī)避計(jì)劃和應(yīng)急措施。所謂規(guī)避計(jì)劃，包括了降低風(fēng)險發(fā)生的概率以及降低風(fēng)險發(fā)生時所帶來的影響。

2.會中安保措施管控要到位

活動中出現(xiàn)的突發(fā)狀況也有一些是難以預(yù)料或是難以管控的，安全保衛(wèi)工作便是大型會議活動中重要的組成部分。

作為安保人員來說，營造安全穩(wěn)定、和諧有序的會場治安環(huán)境是最基本的工作，除此之外，安保人員還需要時刻保持警惕，快速應(yīng)對會場中出現(xiàn)的突發(fā)狀況。一個小小的意外失控，就會意味著整場活動的失敗。

為加強(qiáng)活動風(fēng)險控制，安保工作要在活動中做到以下內(nèi)容：

具體方式：“三嚴(yán)原則” 

1）“嚴(yán)格依法審批核實(shí)”

從源頭上仔細(xì)管控與核實(shí)大型活動中的人員信息以及相關(guān)具體內(nèi)容。在大型活動前可根據(jù)人數(shù)情況向相關(guān)公安機(jī)關(guān)進(jìn)行相關(guān)備案以及安排部署。

2）“嚴(yán)密制定預(yù)案計(jì)劃”

活動主辦方與承辦方必須在會議活動前夕對安保進(jìn)行細(xì)致準(zhǔn)備、超前預(yù)設(shè)，并進(jìn)行多次演練。確保在活動安全工作上萬無一失，出問題也能第一時間做出反應(yīng)，而非愣神恍惚。

3）“嚴(yán)控組織多措并用”

在安保行動中為保證不出差錯，必須有相關(guān)負(fù)責(zé)人在現(xiàn)場把握整體流程，組織整體團(tuán)隊(duì)確保全力以赴。并且在會議活動期間，要時刻關(guān)注可能發(fā)生的各類突發(fā)事件，緊盯意外可疑人員，動用措施是要采取有力手段快速處理，緊急時刻要多種措施協(xié)同配合

只有盡力將安全隱患控制在可控范圍內(nèi)，才能確保大會不受影響。

3.危機(jī)發(fā)生公關(guān)處理要真誠

俗話說，計(jì)劃永遠(yuǎn)趕不上變化。即使做的“計(jì)劃”再好，也趕不上活動執(zhí)行中所出現(xiàn)的各種“變化”。若是會議活動中確實(shí)發(fā)生了這類突發(fā)狀況時，后續(xù)的公關(guān)將是必不可少的一項(xiàng)環(huán)節(jié)。

那么作為會議承辦方的會議公司面臨這樣的問題該如何處理呢？

1. 擺事實(shí)

在所有的公關(guān)事件中，首先要的第一件事便是調(diào)查清楚事情的真相，沒有調(diào)查即沒有發(fā)言權(quán)。調(diào)查中要多路分工，全方位羅列事實(shí)，100%還原事情真相。待調(diào)查好后冷靜分析整件事情的來龍去脈，針對不同的問題作出多種應(yīng)對策略。

2. 拼速度

天下武功，唯快不破，突發(fā)危機(jī)出現(xiàn)后需要第一時間做出回應(yīng)，當(dāng)然，這里的第一時間并非是胡亂追速度，而是在調(diào)查好真相后第一時間給出方案，作出應(yīng)對。用最快的速度來表達(dá)對事件的關(guān)注度，并將輿論向自己有利的方向引導(dǎo)。

3. 講態(tài)度

當(dāng)上述基本策略做好后，接下來最核心的部分便是主辦方的態(tài)度問題，這是展現(xiàn)企業(yè)形象的好時機(jī)，態(tài)度的背后往往意味著企業(yè)的真誠與否，或強(qiáng)硬、或狡辯都可能會歪曲公眾對品牌形象的看法。態(tài)度中最重要的便是自己若有十分能力就要拿出十二分的誠意來應(yīng)對。

4. 做深度

作為服務(wù)行業(yè)的會務(wù)公司，不要以為公關(guān)做到“息事寧人”就萬事大吉了。一個危機(jī)的結(jié)束若是不復(fù)盤可能將會是另一個危機(jī)的起點(diǎn)，如果我們不做反思和業(yè)務(wù)重塑，還是會重蹈覆轍。所以對外處理好之后，對內(nèi)要進(jìn)行深刻的復(fù)盤整個危機(jī)處理的過程，相關(guān)環(huán)節(jié)中存在的紕漏要做出反思及整改！

四、福利：活動會議中10大風(fēng)險把控清單

隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，各類大型活動增速迅猛，會議活動以及各類項(xiàng)目逐年增多，規(guī)模也越來越大。活動會議的突發(fā)狀況經(jīng)常發(fā)生，作為活動會議人要經(jīng)常給自己敲警鐘，甚至是要不斷進(jìn)行突發(fā)狀況的演習(xí)。

以上方式雖然看起來簡單，但實(shí)際處理起來卻是千差萬別。會議公司最重要的還是要有一顆“以不變應(yīng)萬變的恒心”，才能在會議活動行業(yè)永葆青春。

百格活動為大家準(zhǔn)備了一份舉辦活動會議中10大風(fēng)險把控清單，可供大家隨時進(jìn)行檢驗(yàn)項(xiàng)目進(jìn)程。