隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，電子文檔成為企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的最直觀的憑證。電子文檔是一種從產(chǎn)生、處理、傳遞到整理、保管、利用等過程中形成的電子檔案，它豐富了檔案的管理內(nèi)容，同時(shí)也給檔案工作者帶來了新的問題。

要對電子文檔進(jìn)行有效的管理，必須對其進(jìn)行全面的理解。簡而言之，就是一種文件從創(chuàng)建、修改、審批、定稿、分發(fā)、歸檔、銷毀的整個(gè)循環(huán)過程中，會(huì)遇到哪些操作，又有哪些人，以便制訂出相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。

1.建立檔案保密級別。

檔案保密級別是電子文檔管理的首要因素。哪些文檔可以向外發(fā)送，哪些文檔可以在公司內(nèi)部共享，哪些文檔只允許某個(gè)部門訪問，哪些文檔只允許某些人訪問。只有設(shè)置了檔案保密級別，才能確保檔案的安全。

2.檔案與機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)之間的聯(lián)系。

設(shè)置密級之后，還要清楚檔案的歸屬以及與機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)的關(guān)系。在這方面，不同的公司的經(jīng)營需要會(huì)有很大的差別。同時(shí)，要解決各個(gè)部門之間的文件流動(dòng)問題。在電子文檔中，各個(gè)部門之間的文件必須要解決很多拷貝問題和銷毀問題。

3.發(fā)行版。

電子文檔必然會(huì)出現(xiàn)多種版本的問題，而版本管理的關(guān)鍵在于：對所有的版本進(jìn)行統(tǒng)一的管理。而且要保持一個(gè)好的分枝。通常的方法是將文件的版本名稱和分支名稱分開。

4.集中

以下是三個(gè)問題：一是要對哪些文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理。（現(xiàn)在，所有的商業(yè)文檔都要統(tǒng)一管理），還有就是怎么收集。一種是由誰來負(fù)責(zé)（在不同的時(shí)間內(nèi)，由不同的人或整個(gè)生命周期進(jìn)行管理）。這可能是系統(tǒng)或運(yùn)行規(guī)則。但是，最有效的方法當(dāng)然是使用工具。

5.整理、詢問。

要對電子文件進(jìn)行分類，必須要有多個(gè)維度。由于傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)結(jié)構(gòu)為單一的維度，難以滿足需求。我們可以通過數(shù)據(jù)庫和標(biāo)記進(jìn)行管理。在編制規(guī)格時(shí)，要把檔案管理需求的維度理順，然后再進(jìn)行歸類?？梢詮淖钚〉男枨缶S度開始，例如：部門、項(xiàng)目、文件、文件、文件類型、文件類型、文件級別、文件狀態(tài)。最容易的方法是使用文件結(jié)構(gòu)的主維度，用標(biāo)記來填充其它維度。最好的方式是用搜索引擎來查詢電子文檔，其中一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)是“要根據(jù)不同的查詢者的權(quán)限來發(fā)送查詢結(jié)果，同時(shí)，檔案名稱也是檔案的一部分，而檔案名稱也會(huì)泄露檔案資訊。”

6.存檔和消失。

企業(yè)檔案會(huì)隨著企業(yè)的正常情況而逐漸增加，因此可以認(rèn)為存檔是檔案存取的最后階段。怎樣存檔？存檔后存放在什么地方？檔案由誰負(fù)責(zé)？

7.管理冷暖。

那些長久閑置的文件，存檔文件，經(jīng)常被引用的文件，以及當(dāng)前正在使用的文件，它們的儲(chǔ)存和保存方法都應(yīng)該不同。以便更有效地利用文檔。

1、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)員工文件意識

檔案工作在企業(yè)整體工作中占有舉足輕重的地位，各級領(lǐng)導(dǎo)、各單位的領(lǐng)導(dǎo)干部要進(jìn)一步解放思想，摒棄舊觀念，樹立新觀念，適應(yīng)新形勢，以開放、前瞻性的視角在更高的層面上謀劃檔案工作的發(fā)展方略，積極尋找檔案工作同企業(yè)中心工作的結(jié)合點(diǎn)，實(shí)實(shí)在在地解決檔案工作中存在的問題和困難，促使企業(yè)檔案工作快速發(fā)展。

2、明確責(zé)任，加強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識

堅(jiān)持實(shí)行文秘部門或業(yè)務(wù)部門的立卷工作，同時(shí)，檔案部門要積極配合立卷部門，充分發(fā)揮各部門、業(yè)務(wù)部門熟悉文件的形式和程序，提高案卷質(zhì)量和工作效率。

3、運(yùn)用“六個(gè)特征”把握科學(xué)立卷方式

一般來說，文檔可以按照六種特征立卷，按照問題特征立卷、時(shí)間特征立卷、名稱特征立卷、作者特征立卷、通訊特征立卷、區(qū)域特征立卷，將幾個(gè)特征相同的文檔合并成一卷，這是一種較為科學(xué)的立卷方式，通常是根據(jù)文檔的具體情況，靈活地將2-3個(gè)特征綜合起來，形成一份文檔。

4、科學(xué)組卷，確保檔案資料的保存性

因?yàn)閲?yán)格的組織管理與制造流程是保證產(chǎn)品品質(zhì)、提高公司的生存與競爭能力的重要因素，而嚴(yán)格的組織管理與制造流程則是以現(xiàn)行的檔案為代表，因此，要提供大量有價(jià)值的資料，以便在今后的工作中，繼續(xù)貫徹相關(guān)文件。在文件資料中，有些用途只是一種或一種短期用途。實(shí)踐表明，及時(shí)裝訂成冊是保護(hù)此類文獻(xiàn)資料的最佳途徑。根據(jù)一定的制度，檔案部門或者是檔案部門，對其進(jìn)行科學(xué)的管理。以便隨時(shí)調(diào)閱、研究、使用。

5、加強(qiáng)觀念創(chuàng)新，提升檔案管理人員的素質(zhì)

要想讓這種管理步入良性的循環(huán)，就必須不斷地提升管理者的素質(zhì)。其中，有：

1.提高檔案管理部門的合格人員組成

建立高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍，是全面、有效地為企業(yè)服務(wù)的前提和依據(jù)。

2.強(qiáng)化檔案管理人員在職檔案的培訓(xùn)

提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對其在職人員尤其是中青年專業(yè)技術(shù)骨干的繼續(xù)教育，是實(shí)現(xiàn)檔案工作與檔案管理工作相適應(yīng)的重要人才保障。

3.強(qiáng)化企業(yè)文件管理人員理念創(chuàng)新

文檔工作者若不具備創(chuàng)新意識，則無法進(jìn)行文件工作的創(chuàng)新。因此，檔案工作者必須順應(yīng)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化的需要，將創(chuàng)新思想滲透到工作中，開展創(chuàng)新實(shí)踐。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該充分認(rèn)識到文檔的職能、管理、知識型和信息型的特征，正確理解企業(yè)的發(fā)展和文檔管理的內(nèi)在關(guān)系，重視文檔的開發(fā)利用，為文檔工作提供必要的支持。企業(yè)文檔工作者要適應(yīng)企業(yè)文檔的發(fā)展，必須樹立“管理型、信息型、服務(wù)型”的理念，強(qiáng)化自身的專業(yè)素質(zhì)，才能有效地提升檔案服務(wù)的質(zhì)量。

4.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的學(xué)習(xí)與創(chuàng)新

新時(shí)期要搞好檔案工作，必須加強(qiáng)檔案工作的隊(duì)伍建設(shè)。首先，要樹立正確的價(jià)值觀念，樹立“不進(jìn)步”的觀念。另一方面，要從新的角度、新的觀念、新的觀念、新的方法、新的觀念、新的檔案人才的培養(yǎng)、選拔、建設(shè)檔案人才，并不斷探索新的模式，以激發(fā)檔案工作者的聰明才智，為企業(yè)發(fā)展提供智力支撐。

企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)要朝著知識結(jié)構(gòu)綜合化、年齡結(jié)構(gòu)階梯化、性別比例適度、高學(xué)歷人員比例合理的方向發(fā)展。檔案工作者既要懂得如何與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)合作，又要利用復(fù)讀機(jī)進(jìn)行信息的加工，還要懂得利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)檔案資料，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料的管理，以達(dá)到檔案資源的共享。

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