Baklib|知識庫應(yīng)用場景：制作員工培訓(xùn)手冊

Baklib

+ 關(guān)注

2022-11-28 15:52

674次閱讀

持續(xù)的專業(yè)發(fā)展對于想要加入、保留和提升員工的組織來說是必不可少的。為了確保員工總是能從學(xué)習(xí)能力中受益，您需要考慮創(chuàng)建培訓(xùn)手冊，使員工能夠勝任并保持他們的工作能力。

在過去，您可能認(rèn)為培訓(xùn)手冊是一本厚重的冊子，充滿了密集文字的文本材料。好消息是，現(xiàn)在的技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到許多培訓(xùn)手冊都可以在線交付。例如各類知識庫平臺就可做輕松制作員工培訓(xùn)手冊。

Baklib 在線知識庫搭建平臺，在線編輯文檔，產(chǎn)品手冊與培訓(xùn)手冊！

如果你是一家有員工的企業(yè)，你就有責(zé)任確保他們跟上最新的實踐、流程和技術(shù)。

培訓(xùn)手冊的作用是為那些希望在新的專業(yè)領(lǐng)域自學(xué)的員工提供指導(dǎo)。培訓(xùn)手冊可以作為員工內(nèi)部文檔的一部分，也可以作為客戶的外部文檔，向他們介紹你的產(chǎn)品和服務(wù)。在這篇文章中，我們將關(guān)注員工的內(nèi)部培訓(xùn)手冊。

培訓(xùn)手冊與員工需要了解的業(yè)務(wù)關(guān)鍵領(lǐng)域直接相關(guān)。對于需要熟悉業(yè)務(wù)的新員工，以及必須跟上公司流程和政策的更有經(jīng)驗的員工來說，它都是有價值的資源。

員工培訓(xùn)手冊可以以多種格式發(fā)布，包括知識庫文章、視頻教程、PDF 指南或音頻記錄。重要的是，你的培訓(xùn)手冊有邏輯地組織起來，并且以一種容易理解的方式傳達給你的聽眾。

員工手冊是培訓(xùn)員工為企業(yè)工作的流程及規(guī)則的簡單文檔。它包含關(guān)于公司政策和流程的信息，如人力資源、市場營銷和銷售，并確保所有員工都能遵守業(yè)務(wù)規(guī)則。

任務(wù)手冊是與業(yè)務(wù)中執(zhí)行的任務(wù)直接相關(guān)的培訓(xùn)手冊。例如，您的組織可能會制作一份培訓(xùn)手冊，教員工如何有效地使用您的 CRM 系統(tǒng)，并幫助他們理解如何使用軟件來促進業(yè)務(wù)目標(biāo)。

項目手冊與在業(yè)務(wù)中承擔(dān)的產(chǎn)生業(yè)務(wù)價值的特定項目有關(guān)。當(dāng)項目非常大且跨越數(shù)年時，培訓(xùn)您的員工了解項目如何工作是有益的。

供應(yīng)商培訓(xùn)手冊教導(dǎo)員工如何有效地與提供基本服務(wù)的供應(yīng)商合作。它將幫助員工了解現(xiàn)有的系統(tǒng)，該系統(tǒng)允許公司與供應(yīng)商溝通并進行通常的業(yè)務(wù)操作。

68%的員工表示培訓(xùn)和發(fā)展是公司最重要的政策。為了讓員工保持對工作的投入，你需要為他們提供學(xué)習(xí)和成長的機會。

如果你在培訓(xùn)上投資，你的利潤率可以提高24%。當(dāng)您通過培訓(xùn)擁有高績效的員工時，這將導(dǎo)致更有效的項目和計劃，具有真正的業(yè)務(wù)價值。

有一份培訓(xùn)手冊可以防止員工流失，這意味著你不必承擔(dān)雇傭大量新員工和讓他們跟上進度的成本。你可以長期留住更多的員工，并從他們的經(jīng)驗和專業(yè)知識中受益。

當(dāng)你需要雇傭新員工時，員工培訓(xùn)手冊可以幫助你完成入職流程，并確保新員工能夠接受最初的培訓(xùn)。這意味著更少的員工需要從日常工作中抽出時間來培訓(xùn)新員工。

當(dāng)你對新員工進行初步培訓(xùn)時，你可以讓他們知道公司有哪些進一步的培訓(xùn)機會。員工可以了解他們可能從職業(yè)發(fā)展中受益的地方，以及他們?nèi)绾卧谧畛醯娜肼毢笤谧约旱慕巧谐砷L。

制定一個有培訓(xùn)手冊的入職培訓(xùn)計劃意味著你的培訓(xùn)過程更加透明。所有新員工都知道，新員工和每個人都從同樣的流程中受益。

當(dāng)過程是透明的，就更容易做出改變和確定可以改進的領(lǐng)域。

當(dāng)你進行包括培訓(xùn)手冊在內(nèi)的入職培訓(xùn)過程時，這會讓員工有一種持續(xù)學(xué)習(xí)的態(tài)度。他們會感謝企業(yè)對他們教育的投資，并會尋找更多的培訓(xùn)機會。他們與企業(yè)的初次接觸讓他們知道，公司重視學(xué)習(xí)和發(fā)展，進而形成積極的企業(yè)文化。

當(dāng)員工在入職過程中接受了適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，他們在工作過程中犯重大錯誤的可能性就會大大降低。培訓(xùn)你的員工比盲目地期望他們從第一天就變得高效要好得多。

首先，你需要確定你想要在你的培訓(xùn)手冊中包含什么內(nèi)容。每個培訓(xùn)手冊都有獨特的目標(biāo)，這些目標(biāo)決定了你想在其頁面中涵蓋的主題。

當(dāng)你知道你想通過你的培訓(xùn)手冊達到什么目的，以及員工在閱讀后應(yīng)該能夠完成的任務(wù)時，這就給了你一個關(guān)于應(yīng)該包含在其范圍內(nèi)的內(nèi)容的概念。

當(dāng)然，你的培訓(xùn)手冊不可能涵蓋所有內(nèi)容。如果你的內(nèi)容太過全面，這很可能會讓讀者望而卻步，使他們無法從你的培訓(xùn)手冊中獲得最大的收獲。

接下來，您需要清楚地定義手冊的結(jié)構(gòu)。為了便于理解，您需要決定以什么樣的順序呈現(xiàn)特定的主題，以及如何邏輯地組織內(nèi)容。你不能只是以隨機的方式布局你的內(nèi)容，否則用戶將無法搜索他們感興趣的主題。

讀者不太可能從頭到尾讀完你的手冊。目錄是組織你的手冊的好方法，可以幫助讀者找到合適的頁面。你可以從初級主題到高級主題組織你的內(nèi)容，或者根據(jù)產(chǎn)品的特性劃分章節(jié)。

當(dāng)你的內(nèi)容以一種有邏輯的方式進行時，這將使讀者更容易閱讀你的手冊，并有助于學(xué)習(xí)過程。

當(dāng)您知道想要在培訓(xùn)手冊中包含什么內(nèi)容時，您可以要求其他團隊幫助您設(shè)計模板。人力資源團隊是提供幫助的最佳人選，因為他們了解公司內(nèi)部員工的需求。

模板是創(chuàng)建多個手冊的好方法，因為您可以包含占位符來包含稍后添加的內(nèi)容。在準(zhǔn)備手冊時，遵循設(shè)計原則是很重要的，比如使用顏色、大小和字體。

您需要使您的手冊模板與您公司的品牌一致，因此它與您公司想要描繪的外觀和感覺一致。

然后是創(chuàng)建培訓(xùn)手冊的內(nèi)容的時候了，現(xiàn)在您知道了您想要包括什么以及它將是什么樣子的。你需要考慮相關(guān)的文本、視頻、截圖、信息圖表和圖表。

重要的是要記住，你的培訓(xùn)手冊內(nèi)容的展示要多樣化，以保持讀者的興趣，并吸引不同的學(xué)習(xí)風(fēng)格。當(dāng)一個位置恰當(dāng)?shù)慕貓D可以讓你的內(nèi)容生動起來時，你的讀者很難專注于長墻的文本。

在線手冊比印刷手冊更容易更新，并且可以隨著業(yè)務(wù)的需要不斷發(fā)展。使用 Baklib這樣的內(nèi)部知識庫軟件意味著您可以向員工交付內(nèi)部培訓(xùn)手冊。

當(dāng)你最終確定了你的內(nèi)容，你需要給你的員工發(fā)送培訓(xùn)手冊，可能像我們剛才提到的那樣帶有內(nèi)部知識庫。內(nèi)部知識庫是一個專門的網(wǎng)站，它可以顯示多層類別和子類別的內(nèi)容，以及一個功能強大的搜索欄，使用戶能夠定位相關(guān)文章。

如果您使用 Baklib這樣的內(nèi)部知識庫，這意味著您的培訓(xùn)手冊可以從任何地方訪問——甚至在現(xiàn)場。如果有人在您的手冊中發(fā)現(xiàn)了一個錯誤，可以為所有用戶輕松地修改和更新它。

內(nèi)部知識庫可以托管視頻、文本、圖像等。所有你的用戶需要訪問培訓(xùn)手冊的是一個互聯(lián)網(wǎng)連接他們的設(shè)備。您可以對培訓(xùn)手冊進行密碼保護，以確保沒有未經(jīng)授權(quán)的用戶獲得訪問權(quán)限。

在培訓(xùn)手冊發(fā)布之后，定期從用戶那里收集建議和反饋，以評估內(nèi)容的有效性是至關(guān)重要的。你可以問他們一些具體的問題，看看你的內(nèi)容是否對他們有幫助，以及它是否使這個主題容易學(xué)習(xí)。

只有你的讀者有能力決定你的培訓(xùn)手冊是否適合這個目的。測試將是你的讀者是否能夠在使用手冊后成功地學(xué)習(xí)所選的主題。

如果你使用一個結(jié)構(gòu)化的調(diào)查，你可以得到非常有針對性的反饋，關(guān)于你的手冊的幫助。這比使用簡單的評級系統(tǒng)更好，因為你可以獲得定性反饋，告訴你哪些地方需要改進。

步驟7-分析反饋，對內(nèi)容做出適當(dāng)?shù)男薷?/h3>
當(dāng)你收集了所有關(guān)于培訓(xùn)手冊的反饋后，你應(yīng)該建立一個正式的流程來進行更新。并不是所有的反饋都是同樣有效的，但是你可以根據(jù)用戶的建議找出一些可以改進的地方。

與用戶反饋一起開發(fā)的手冊更有可能獲得成功并被用戶采用。定期更新的手冊與不斷變化的組織的需要保持同步，并準(zhǔn)確地反映不斷變化的過程和政策。

撰寫培訓(xùn)手冊的專業(yè)技巧

你必須創(chuàng)造出能夠提前預(yù)測讀者需求的內(nèi)容。事實上，你的員工不知道他們不知道的是什么，所以你需要深入了解員工需要的內(nèi)容。手冊內(nèi)容的目標(biāo)是幫助員工成長和發(fā)展，因此需要包括他們在其他情況下永遠不會了解的主題。

你的員工培訓(xùn)手冊應(yīng)該與你的企業(yè)品牌保持一致，包括顏色、字體、標(biāo)識和布局。培訓(xùn)手冊是企業(yè)的關(guān)鍵資產(chǎn)之一，它可以傳播組織知識，促進蓬勃發(fā)展的學(xué)習(xí)文化。你的手冊看起來應(yīng)該是你組織的一部分，這是顯而易見的。

為了幫助你的員工快速找到他們需要的內(nèi)容，你應(yīng)該在你的培訓(xùn)手冊中包括一個目錄。你的內(nèi)容應(yīng)該被分解成邏輯類別和子類別，這樣員工就不必從頭到尾讀完整個手冊。

培訓(xùn)手冊的內(nèi)容應(yīng)該以容易理解的方式編寫。您應(yīng)該使用用戶的自然語言，而不是需要字典來解碼的行話。如果你的手冊寫得簡單明了，你的員工更有可能使用它。

有時培訓(xùn)手冊上的說明需要進一步解釋。當(dāng)你第一次寫東西的時候，你的意思并不總是很明顯。解釋性注釋將幫助員工理解你的指示，并提供重要的上下文來幫助減少錯誤。

當(dāng)你向你的用戶展示你的內(nèi)容時，你應(yīng)該構(gòu)造它以方便清晰的導(dǎo)航。這意味著使用有意義的標(biāo)題，并將內(nèi)容分成類別和子類別。每個頁面應(yīng)該分成幾個部分，并使用項目符號或編號列表來組織內(nèi)容。

沒有人想從僅僅由文本組成的內(nèi)容中學(xué)習(xí)。交互式圖像將有助于用戶與你的內(nèi)容進行互動，并確保學(xué)習(xí)過程更容易。使用圖像意味著用戶可以準(zhǔn)確地看到流程或任務(wù)應(yīng)該是什么樣子，而不是僅僅根據(jù)文本進行猜測。

在發(fā)布內(nèi)容之前，最好讓團隊成員檢查內(nèi)容的準(zhǔn)確性，并確定它是否真正適合于目的。進行同行評審過程意味著您可以發(fā)現(xiàn)錯誤并生成高質(zhì)量的內(nèi)容。