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差旅管控電子化丨 徐工施維英提高費(fèi)用結(jié)算效率

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徐工施維英機(jī)械有限公司(簡(jiǎn)稱“徐工施維英”)是徐工集團(tuán)旗下、全面致力于混凝土機(jī)械領(lǐng)域可持續(xù)發(fā)展的專業(yè)企業(yè)。是徐工集團(tuán)與德國(guó)施維英公司戰(zhàn)略合作后成立的合資公司。「徐工集團(tuán)」是國(guó)內(nèi)較早擁有混凝土機(jī)械成套化產(chǎn)品的企業(yè)之一,三十載深厚積淀,為客戶提供多種成套解決方案、金融服務(wù)平臺(tái)、產(chǎn)品租賃平臺(tái)、信息化管理平臺(tái)、培訓(xùn)資源以及完備的服務(wù)保障體系,全力滿足客戶多元化需求。

 

差旅管控電子化丨 徐工施維英提高費(fèi)用結(jié)算效率 1

 

徐工施維英使用釘釘、SAP等系統(tǒng)完成差旅費(fèi)用的申請(qǐng)、入賬業(yè)務(wù)流程,報(bào)銷(xiāo)通過(guò)線下申請(qǐng)、線下審批的方式,員工填寫(xiě)繁復(fù),審批流程復(fù)雜領(lǐng)導(dǎo)簽字工作量大,財(cái)務(wù)核賬困難且缺乏差旅標(biāo)準(zhǔn)的有效控制。

 

最初接觸匯聯(lián)易,希望了解是否可以通過(guò)更高效的方式來(lái)解決這些問(wèn)題。

 

「匯聯(lián)易交付團(tuán)隊(duì)」基于多年的企業(yè)信息化行業(yè)經(jīng)驗(yàn),近2年的云項(xiàng)目交付積累,以及完整可靠的云產(chǎn)品本地化交付模式和科學(xué)的云產(chǎn)品實(shí)施方法論,為徐工施維英打造一站式商旅及費(fèi)用管理解決方案,并實(shí)現(xiàn)高質(zhì)效的交付。

 

徐工施維英旗下設(shè)20多個(gè)子公司或事業(yè)部,本案例實(shí)施對(duì)象為徐工施維英總部及其下租賃公司,覆蓋員工1500人。

 

需求:

1、差旅缺乏計(jì)劃管控:未能實(shí)現(xiàn)事前、事中、事后管控

2、差旅申請(qǐng)線下進(jìn)行:差旅計(jì)劃、審批線下提報(bào),不利于實(shí)際差旅及相關(guān)費(fèi)用、結(jié)果掛鉤,缺失閉環(huán)管控;額外增加人工成本、時(shí)間成本、材料成本

3、差旅報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)復(fù)雜:每月需人工報(bào)預(yù)算、借支、審批、核算、報(bào)銷(xiāo)等眾多環(huán)節(jié),耗時(shí)耗力,(單次差旅耗費(fèi)填報(bào)和審批時(shí)間35min/人/月)

4、項(xiàng)目實(shí)施缺乏差旅成本核算:由于差旅線下進(jìn)行,沒(méi)能與具體項(xiàng)目、計(jì)劃掛鉤,無(wú)法統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目或計(jì)劃差旅成本;

5、差旅費(fèi)用統(tǒng)計(jì)困難:差旅過(guò)程及費(fèi)用成本不便于統(tǒng)計(jì)分析、優(yōu)化調(diào)整和統(tǒng)一控制(各類(lèi)費(fèi)用按年度、月度的票據(jù)有效率、專票、普票、無(wú)票占比等難以統(tǒng)計(jì),不便于差旅精細(xì)化管理)

 

解決方案

差旅管控電子化丨 徐工施維英提高費(fèi)用結(jié)算效率 2

前端對(duì)接多家第三方商旅消費(fèi)平臺(tái),后臺(tái)無(wú)縫對(duì)接企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)、費(fèi)控、HR、OA等管理系統(tǒng),通過(guò)整合差旅申請(qǐng)、預(yù)訂、報(bào)銷(xiāo)、審批、審核以及財(cái)務(wù)憑證處理等業(yè)務(wù)場(chǎng)景,打通企業(yè)報(bào)銷(xiāo)從消費(fèi)到入賬的全流程。

 

移動(dòng)化報(bào)銷(xiāo)層面

匯聯(lián)易與釘釘集成,實(shí)現(xiàn)員工移動(dòng)端填寫(xiě)差旅申請(qǐng)、報(bào)銷(xiāo),隨時(shí)隨地便捷操作,優(yōu)化簡(jiǎn)化審批流程,減少領(lǐng)導(dǎo)的審批工作量

 

商旅層面

集成攜程和同程,方便員工預(yù)定機(jī)票、火車(chē)和酒店,同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)差旅標(biāo)準(zhǔn)的自動(dòng)管控

 

費(fèi)用管控層面

匯聯(lián)易系統(tǒng)預(yù)置差旅標(biāo)準(zhǔn)及政策,事前控制費(fèi)用

 

財(cái)務(wù)作業(yè)層面

匯聯(lián)易系統(tǒng)對(duì)接財(cái)務(wù)SAP系統(tǒng)、業(yè)財(cái)系統(tǒng),自動(dòng)生成憑證,提高財(cái)務(wù)賬務(wù)處理效率

差旅管控電子化丨 徐工施維英提高費(fèi)用結(jié)算效率 3

項(xiàng)目成果

 

通過(guò)匯聯(lián)易,為徐工施維英打造移動(dòng)端報(bào)銷(xiāo)應(yīng)用,在不變更員工使用習(xí)慣的前提下,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)體驗(yàn)的優(yōu)化

1、簡(jiǎn)化出差審批,取消紙質(zhì)審批,實(shí)現(xiàn)差旅管理電子化,實(shí)現(xiàn)差旅閉環(huán)管理

2、差旅計(jì)劃、費(fèi)用預(yù)算及開(kāi)銷(xiāo)實(shí)時(shí)可見(jiàn),便于差旅事前、事中、事后管控,便于差旅政策、預(yù)算優(yōu)化

3、提高公司差旅費(fèi)用管理結(jié)算效率,實(shí)現(xiàn)差旅數(shù)據(jù)透明化、精細(xì)化差旅管理

4、三方差旅公司提供統(tǒng)一開(kāi)票服務(wù),支持預(yù)付、現(xiàn)付、月結(jié)、個(gè)人支付

5、預(yù)計(jì)可創(chuàng)造價(jià)值:人工成本、材料成本、機(jī)票酒店折扣及其他隱性收益