常見問題

• 智能化會議系統是什么？

  智能化會議系統是利用中央控制器對會議設備及會議環境進行集中控制的系統。中央控制器指的是能夠對聲、光、電等設備進行集中控制的設備。

• 視頻會議系統的優點

  1、打破時空壁壘
  視頻會議系統中的遠程視頻會議功能，可以實現隨時隨地在線辦公，消除用戶間的時間及空間差異，告別傳統會議模式下繁瑣的會議流程。
  2、遠程高效交互
  視頻會議通過借助互聯網實現視頻、音頻及圖像的穩定傳輸，用網絡途徑替代人員流動，達到高效辦公深度交互的目的。
  3、降低時間成本
  視頻會議利用互聯網實現用戶交互，通過優化企業信息傳遞模式，加快信息傳播速度，降低決策成本，縮短執行周期，為企業減少了傳統會議模式下產生的培訓及招聘費用。
  4、低碳綠色辦公
  視頻會議系統不僅能夠幫助企業開源節流，同時還能夠提升企業運營及員工辦公效率，減少因交通、差旅產生的費用，同時更加低碳環保。

• 遠程會議怎么召開？

  1、會議工具調試
  初次使用某款遠程會議軟件時，需在會議開始前瀏覽工具操作說明及注意事項；已確定某款遠程會議軟件時，需在會議開始前進行軟件測試及設備調試等準備工作。
  2、確認會議時間
  提前與參會成員溝通確認會議時間。固定團隊可以選擇固定時間召開例會，作為持續溝通渠道，同時還可以幫助團隊成員合理規劃日程安排。
  3、制定會議規則
  會前需與參會人員再三確認會議規則，以郵件或短信形式發送至每個用戶。常見會議規則有：背景安靜無噪音、提前10min入會、發言時需開啟攝像頭其余時間關閉麥克風以及個人發言時間控制在15-20min左右等。
  4、溝通會議議程
  會議前將會議議程時間表以郵件或短信形式發送至每個用戶。確保全部參會人員知悉會議主題、內容、流程及目的等信息。確定會議議程不僅能幫助參會人員提前做準備，還能促進會議交流，提升開會效率。
  5、分配會議角色
  為保證遠程會議員工的專注度，提高員工參與度，增強彼此間互動，可以為參會者分配不同的會議角色。例如：會議主持人、會議計時員、會議記錄員等。

• 軟件視頻會議系統的特點

  基于PC體系結構的軟件視頻會議，主要依靠CPU來完成音視頻編解碼工作。它的最大特點就是成本低廉，具有良好的開放性，易于軟件集成和部署。但是軟件視頻會議的穩定性、可靠性還有待提高。音頻和視頻的質量一般都不能超過硬件的視頻會議系統，目前其市場主要集中在個人和小型企業。

• 視頻會議怎么用？

  1、 與參會成員確認會議時間
  開啟高效遠程會議的第一步就是為遠程會議確定一個合適的日期及時間。建議為團隊會議選擇一個固定的時間，例如在每周一召開團隊會議，固定的團隊會議時間有助于團隊成員合理規劃日程安排，并形成一個持續的溝通渠道。
  2、提前設定會議規則
  一旦確定了會議日期和時間，制定一套遠程會議規則就非常重要了，這將幫助團隊充分利用每一次會議。可以通過郵件分享團隊成員這些規則，或者將它們作為討論要點添加到會議議程中。
  3、 溝通會議議程
  沒有議程規劃的會議必定是一場無效且混亂的談話，因為大家可能需要花費15～20分鐘來弄清楚這次會議的目的。會前商討會議議程，清晰的討論話題不僅能幫助團隊成員為會議做適當的準備，還能促進會議討論，讓每個人（特別是比較內向的團隊成員）都感到有權利參與討論。
  4、 分配會議角色
  建議為參會者分配并輪換不同的會議角色：討論協調人、會議計時員和會議記錄員。這有助于提高會議的參與度，促使參會者為會議的成功投入更多的精力。另外，在會議討論中，詢問特定參會者的意見也有助于提升成員的會議參與感。
  5、 會議紀要和任務
  會議記錄對分布式團隊尤其重要，它可以幫你將討論想法記錄下來，當有遠程成員錯過會議時，會議紀要將更快幫助其同步信息。如前所述，在遠程會議中，可以指定團隊中的一人記錄討論點，指定另一成員在會議結束時檢查分配的任務。
  6、 會后跟進改善
  會議是大多數頭腦風暴和決策制定的地方，團隊負責人應在會后跟進關鍵要點。在會議結束后通過電子郵件重述決策或行動，有助于加強決定和明確信息。

• 網絡會議需要注意什么？

  1、網絡質量測試，會議設備調試
  會議開始前的準備工作，測試網絡是否穩定，設備是否能夠正常使用。
  2、明確會議主題，確定會議時間
  會議主題作為會議核心，需在會議開始前同步至每個參會人員，依據會議主題合理安排會議時長，幫助參會者在會議開始前做好充分準備；提前與參會成員溝通確認會議時間。固定團隊可以選擇固定時間召開例會作為一種持續溝通渠道，同時固定的時間可以幫助團隊成員合理規劃日程安排。
  3、合理分配角色，把控全局節奏
  為維持會議秩序保證網絡會議的正常進行，同時提高員工專注度和參與度，可以為參會者分配不同會議角色。例如：會議主持人、會議計時員、會議記錄員等。主持人負責維持會議秩序、控場、cue流程等；計時員負責把控會議時長，保證每個成員在合理時間內輸出觀點和建議并進行討論；記錄員則負責對會議重點進行標記，成員發言內容選擇性記錄。
  4、會后及時復盤，信息一目了然
  會議結束后及時復盤整理會議內容，提煉會議重點總結會議結論，找出此次會議中的不足以便下次改正。

• 電話會議的發展趨勢

  一、人工智能
  電話會議正在嘗試使用AI技術來增強用戶體驗。同時軟件有趨于同質化趨勢，市面上常見的可用來進行電話會議的軟件，往往集視頻會議、屏幕共享、會議記錄于一身，逐漸降低傳統會議下的人工投入成本。
  二、云儲存
  會議數據通過備份同步至云端可以降低數據丟失概率。同時，企業會對重要數據進行加密處理，保障信息及通訊安全，備份后數據更加方便日后查閱及使用。
  三、多設備訪問
  多設備訪問正朝著移動訪問方向發展。支持平板、電腦等移動設備訪問視頻會議，提供給用戶隨時隨地發起會議的可能。
  綜上所述，電話會議發展趨勢基于用戶對產品的使用滿意度而定，以解決用戶痛點為最終目標，在滿足用戶使用需求的同時優化用戶使用體驗。產品在不停更新迭代中以追求更高層次的智能化、多元化為終極目標穩步提升。

• 網絡視頻會議系統怎么選擇？

  1、網絡視頻會議的安全性至關重要。
  現在選擇在內網肯定是企業數據具有一定的隱私權。例如軍隊、政府、銀行等特殊行業。因此，加密必須嚴格，連通寶從數據訪問到傳輸過程都要進行雙重加密，保證會議數據的安全。
  2、確保參加終端的兼容性。
  網絡視頻會議系統，可以適應電腦、手機、平板等不同操作系統接入內部網絡會議。
  3、內部網絡會議交互協同能力強。
  視頻會議系統可以雙向視頻交流、企業數據報表協同瀏覽、設計稿協同批注修改、屏幕共享，不管是一對多還是多對一屏幕。
  4、軟硬一體的網絡視頻會議解決方案。
  軟硬兼施一體的會議系統解決方案，高穩定性，365天連續運行。
  5、保證傳輸網的靈活性。
  會議系統軟件可部署在局域網、內網、專網、無線網、廣域網等不同網絡環境中。
  6、會議系統方便快捷的部署。
  不需要IT專才進行維護，連通寶視頻會議服務器即插即用，幾分鐘就能完成部署。