在商業環境中，即時消息通過文本消息應用程序充當企業內的通信系統。商業即時通訊軟件提供了向組織內的其他人發送一對一消息以及在組或團隊內進行通信的能力。這些工具消除了通過電子郵件應用程序來回處理簡短問題、長陳述、共享圖像等的需要。即時消息允許員工之間進行謹慎的內部通信，因為他們不必透露個人信息，例如個人電子郵件或電話號碼。 

即時通訊軟件通常與其他產品集成，例如員工通信軟件、員工敬業度軟件、員工內部網軟件和生產力機器人軟件，以促進生產性工作溝通和協作。 

CEO、副總裁、經理、IT 團隊和所有部門的員工使用即時消息在內部就與工作相關的任務、目標、項目或問題進行溝通。它還幫助員工資源組 (ERG) 創建安全的交流空間。副總裁或經理可以直接向員工發送與其工作相關的問題、評論或疑慮。例如，如果員工需要立即獲得財務幫助，他們還可以直接向會計部門的同事發送消息。即時通訊可以提供的交流可能性的數量似乎是無窮無盡的。

什么是即時通訊？

使用即時消息的好處

企業已經意識到使用即時通訊軟件的好處，從而鞏固了它在工作場所進行溝通和協作的重要性。

• 快速：使用即時消息，團隊可以在需要時快速高效地進行溝通。不同部門的員工、遠程工作的員工或不同國家/地區的員工之間的協作從未如此快速或簡單。 
• 非正式：在工作場所發送電子郵件時，通常有一種社會接受的禮儀形式，即使是一個簡單的問題。然而，有了即時通訊，就不需要過于專業的交流方式。相反，員工可以專注于手頭的內容，而不是確保使用適當的禮儀。
• 可訪問性：根據產品的不同，即時消息既可以作為桌面應用程序存在，也可以通過顯示器或筆記本電腦訪問，也可以作為移動應用程序存在。遠離辦公桌的員工仍然可以通過手機隨時隨地交流或了解組織中正在發生的事情。 
• 可定制：無論是只需要幾個群組或頻道的小型組織，還是需要每個部門和興趣組多個通信組的大型企業，即時通訊軟件都可以輕松定制。員工還可以使用能夠打開和關閉通知的個人定制功能。 

即時通訊最佳實踐

即時消息是用戶友好的，并且可以通過簡短的培訓課程輕松學習，具體取決于軟件產品。具體來說，使用即時消息的最佳實踐包括：

• 用用于交流的語言寫出語法正確的句子
• 向在線的人發送消息，并等待與關閉通知的人聯系，直到他們返回在線
• 只發布適當的消息 
• 根據需要隨意提問，但如果適用，請直接向直接參與的人提問，以免在群聊中發送大量消息的垃圾郵件

即時消息與員工溝通

員工溝通軟件在創建內部溝通渠道和群組方面類似于即時通訊。不同之處在于員工通信軟件不一定允許簡單的直接消息傳遞。因此，它們可以并排使用，而不是一個在另一個之上。

即時消息與員工內部網

員工內部網軟件與即時消息傳遞協同工作，使組織能夠創建一個供員工訪問的在線門戶，并允許在定義的組內進行通信。一些員工 Intranet 產品提供了消息傳遞工具——那些不提供消息傳遞工具的產品與即時消息傳遞選項相集成，以用作協作和對話的工具。