Zoho Projects是Zoho旗下一款全行業、標準化、輕量級的項目管理工具。目前全球有超過20萬家企業通過Projects開展項目工作，比如制定項目計劃、規劃流程、跟蹤項目進度、協調團隊等等。

本期，小Z帶您回顧2023 Zoholics用戶大會，Zoho(卓豪)協同辦公產品顧問郭寶剛帶來的分享：行業應用集錦——深挖項目管理的應用價值。

分享現場 | Zoho(卓豪)協同辦公

產品顧問 郭寶剛

建筑工程由于涉及眾多參與方，比如項目建設單位、設計單位、施工單位、監理單位等，組織協作難度大。通常會遇到信息孤島、審批流程復雜兩大典型問題。

• 信息孤島：主要表現在各項目參與方間的信息溝通障礙，比如大體量文件傳輸緩慢、內容更新不同步、協作效率低下，影響項目整體進度；其次是溝通、存儲平臺不一致，導致項目信息分散到各個參與方手中，匯總管理難度大。

• 審批流程復雜：由于審批流程涉及內部多個部門，在審批環節流轉上花費的時間較多；審批的類型多，比如采購審批、竣工驗收審批等等。

小Z以Zoho Projects服務過的標桿客戶為例，帶您了解該企業解決項目問題的特色亮點。

該公司建立了項目文檔模板，并與Zoho旗下云盤產品WorkDrive集成，項目經理就可以在文檔中創建團隊文件夾，打破團隊協作難的問題。項目中每個任務相關的文件都可以鏈接到任務下方，方便項目人員隨時查找。在權限方面，團隊文件夾設置了5個層級權限，確保文件的保密性和安全性。

在審批方面，該公司使用了Zoho Projects的藍圖功能，客戶可以根據業務流程進行自定義，比如可以進行財務、采購等多部門審批、項目驗收審批、部門內部審批等等。

大型復雜IT系統建設屬于技術密集型工作，項目工作的成果主要依賴項目團隊成員腦力勞動結果，管理“人”是關鍵。這個行業通常在人力資源管理、項目工時管理方面比較麻煩。

• 人力資源管理難度大：由于項目團隊成員的知識經驗、狀態對工作成果的質量和效率有根本性的影響，人的能力和所發揮的作用是決定系統成敗的關鍵因素之一，因此團隊建設、團隊管理至關重要。

• 項目工時管理：具體指無法準確統計員工在各項目任務上投入的工時、無法精確核算項目人力成本、無法了解員工在什么任務上花費了多少時間以制定更有效的工作計劃等。

以北京翼輝信息技術有限公司為例，由于企業的項目體量大，使用了Zoho Projects的團隊管理功能，高效協調研發、售前、產品等多個部門，共同協作完成大型項目。

啟用了人力資源報表，項目經理可以清晰查看項目成員任務承載情況，方便合理分配資源，提高項目管理效率。

在解決工時問題方面，使用了時間日志，自定義字段規劃出適合企業的工時表，方便項目負責人了解每位成員的任務量和成本。

電子機械類行業是指制造和開發電子機械產品的行業，它包括電子機械零部件制造、電子機械產品開發、電子機械系統集成等。由于機械設備的精密性和復雜性，對于企業來說，需要嚴格把控各個環節。

• 項目進度管控：客戶對于交付周期要求越來越嚴格，需要嚴格掌握項目進度。

• 項目知識庫：項目知識缺乏沉淀，電子機械行業知識在項目執行過程中不斷迭代，大部分停留在專家頭腦、內外部會議口頭討論等等，容易造成信息流失，無法有效復用。

明信電子在處理這些問題時，使用了Zoho Projects里面的甘特圖，可視化跟蹤項目進度。

在項目知識庫方面，打開Wiki頁面，項目成員需要時通過模糊搜索可以快速、精準地找到他想要的內容。并且在權限方面，也有分層管理。

• 不同體系的信息同步：銷售體系和項目交付體系的信息不同步，需要頻繁開會溝通，費時費力。

• 擴展和集成：通常IT項目本身需要和其他系統做集成，比如上傳代碼的Github，當做工單系統的Jira，可以將任務提醒同步到日歷的Office 365等。

云智慧是國內專業的全棧智能業務運維解決方案服務商，提供IT智能運維、IT運維監控、IT服務管理、IT管理咨詢、智能電力運維等服務。該公司將Zoho Projects與Zoho CRM集成，達到銷售體系和項目交付體系信息同步，將客戶、商機和項目相關聯。銷售團隊獲悉項目進展后，可以進行適當的交叉銷售，項目團隊在銷售與客戶確認合同后，也能創建項目、任務和分配。

企業還與其他產品做了集成，比如Jira，系統自動將Jira中的bug同步到Zoho Projects中，Zoho Projects提交的問題也可以選擇同步到Jira等。

Zoho Projects作為一款備受企業用戶信賴的項目管理工具，也獲得了諸多機構的測評認可。比如，入選2023年Nucleus Research項目管理技術價值矩陣“促進者”象限，榮獲2023年PCMag“中小及成長企業項目管理軟件優選”稱號，在2023年福布斯項目管理軟件推薦榜單中取得了“集成能力突出”等成績。