對于企業來說使用傳統的Office辦公，辦公文件需要反復通過郵件、微信傳輸，版本較為混亂，并且在手頭工作多無法及時接收得情況下，會導致文檔失效，在進行數據收集時，需要對其進行核實匯總，浪費大量時間和人力。

• 實時協作：當一份文檔需要多人共同編輯、審核、校對時，文檔協作工具將為您省去很多麻煩。
• 版本控制：這些工具的真正優點在于你擁有高級的“撤消”功能，大多數工具允許查看文檔的先前版本并在需要時恢復它們。
• 管理審核流程的能力：通過電子郵件共享反饋可能無效，因為一般收件箱中有很多噪音。文檔協作工具可讓你和你的同事專注于手頭的任務，消除所有其他干擾。
• 提高安全性：電子郵件可能被轉發或意外發送給錯誤的人。文檔協作工具使你能夠控制誰可以訪問你的文件。
• 使用情況跟蹤和報告：這在許多情況下都很有用。想象一下，你正在培訓一位新員工，并且你想知道他們是否看到了你的入職說明，或者你想知道你的老板是否看到了你上周發送給她的報告。
• 集中式知識庫：一些文檔協作工具包括將文件組織到可搜索庫中的選項，這使得管理團隊的集體知識變得更加容易。

推薦使用文檔協作工具，幫助企業輕松實現文檔協作，既節省人力物理成本又能快速的制作出一個屬于自己企業的文檔協作管理系統。

文檔協作管理類軟件分為兩種，一種是針對企業辦公的知識管理軟件，這類軟件優化的是企業辦公效率，注重團隊協作；另外一種，完全是針對個人的知識應用軟件，側重對個人知識信息的存儲與分享。

這里推薦Baklib，它主要針對文檔在線存儲，在線編輯功能做得很好，在協作的溝通交流、文檔共享以及團隊協作巧妙的融合，大大的提升企業的辦公效率。它不僅是一個文檔協作工具，還是一個成熟的知識庫，使您能夠與您的團隊或客戶快速捕獲、存儲和共享信息。  

它提供了簡潔明了的界面，讓你能輕松上手使用，同時避免各個使用平臺都只能制作出一種類型的文檔庫，它還提供多種模板供用戶選擇，同時在頁眉頁腳出都提供自定義的功能，讓用戶能夠制作出符合自己企業的系統。