近年來，企業的數字化資產越來越引起人們的重視，不論是企業基本信息、年度報告等顯性的信息，或是企業長期積累的工作文檔、實踐經驗等無形的知識，都在企業的發展中起著不可替代的作用。

而在這些當中，文檔管理尤為關鍵。

隨著現代社會的發展，管理人員日益意識到規范化的文檔管理對于企業的重要意義。但是，企業文檔管理還存在著許多管理者必須思考的問題。

很多時候，企業文檔都是散落在不同類型的職員的辦公計算機和手機上，沒有一個集中的總結和儲存。這就造成了查找數據時，不清楚文檔在哪里，老文檔存儲的地方記不清楚，查找速度慢，極大地降低了工作的效率。

大多數公司的機密文檔都是允許極少數人分享和使用的，但在某些情況下，公司的內部合作外部合作都超出了傳統文件的控制范圍，影響了工作效率。而且，由于工作人員的身份不明，很可能會出現一些差錯，導致關鍵文件被刪除，到時候誰也查不到誰，只能怪自己運氣不好。

在工作小組中，文件的修改一般都是通過 QQ，微信，電子郵件等方式傳遞，造成文件的多個不同的版本，所以在其它人員進行再編輯時，很容易分辨出哪個是新的，所以無法確保最新版的更新。

文檔的標準化和規范化是一項系統工作。在推動文檔數字化的過程中，應注重文檔的標準化和規范化。在實施新的在線文檔管理體系時，必須制訂相關的工作管理措施，在整個工作流程中，要有詳細的工作流程，要有清晰的職責，有嚴格的規定，才能保證整個工作的順利進行。

無論是企業系統文檔，研發文檔，或者業務規劃，都會隨著企業系統，產品或者客戶的需要發生改變。若不能及時地進行文檔的修改，不僅會使資料與現實不符，而且還會使資料的傳遞不連貫、不能按時、耽誤工作的進程，甚至會給公司帶來經濟上的損害。因此，各個企業要找到有效的方法來確保這些信息資料的真實、及時，使文檔的功能得到最大程度的體現。

推行文檔管理制度后，應進一步健全文檔管理制度，引進獎勵制度，以激發其生機與發展；同時，應強化文檔資料電子化的有關操作訓練，以提升文檔資料的工作能力。

簡而言之，在文檔的電子化和信息化的管理中，文檔的數字化是當前文檔管理的一個主要內容。大力推進企業信息化建設、加強管理、完善管理體制、加強員工隊伍建設，是促進企業實現信息化建設的有效手段。

采用適當的工具，可以極大地提升工作的工作效率。

Baklib是一個通過 Baklib在線知識庫制作、高效編輯功能、集中在線存儲和展示功能的公司和小組的知識庫。該方法有效地克服了員工與公司在工作中存在的文檔管理混亂和知識孤立等問題；節約成本，全面提升個人和團隊的工作效率，高效的管理讓工作更加簡單。