隨著疫情的持續(xù)，企業(yè)受到的沖擊越來越大，尤其是互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，已經(jīng)進(jìn)入了“寒冬”。在這樣的環(huán)境中，降低成本和提高效率成為許多企業(yè)的共識。

如何節(jié)約成本，提高效率？除了降薪、裁員、減福利外，選擇合適的在線協(xié)同辦公工具，做好組織內(nèi)系統(tǒng)優(yōu)化，也許是目前效果不錯的方法。因為不管外界環(huán)境如何變化，修煉內(nèi)功從來都是對的。

協(xié)作效率低下，業(yè)務(wù)損耗巨大，企業(yè)每年都會浪費大量不必要的成本

據(jù)統(tǒng)計，企業(yè)缺少協(xié)同辦公，每個員工每天至少要花費90分鐘的時間來查找文件、匯總、傳輸文件，如果一個員工月薪5000元，每天工作8小時，每月22天，那么一名員工一年就會浪費11250塊錢，如果只有一個人，那么整個企業(yè)要浪費多少人力成本？

沒有聳人聽聞，工作效率低下是真實存在于我們?nèi)粘９ぷ髦械模嘈琶恳粋€職場人士都經(jīng)歷過復(fù)雜的文件傳輸和數(shù)據(jù)匯總崩潰。

事實上，我們現(xiàn)在所說的“在線文檔工具”，其實就是電子筆記和辦公文檔類的廣義統(tǒng)稱。

電子筆記，主要是用來做筆記、摘抄、寫心得、隨筆，這種工具的優(yōu)點，就是可以將同一個賬號里的內(nèi)容，同步到不同的設(shè)備上，方便用戶在不同的場景和地點使用；另一類是 Office文檔類（包括 Word, Excel, PPT)，這類文檔適用于更復(fù)雜的文字編輯場景，如論文，報告，表格等。

“在線協(xié)作文檔”就是 office文檔的一種，它的優(yōu)點在于，這種工具可以實時上傳和保存文檔，在團(tuán)隊合作中，可以極大地提高工作效率。

為什么文檔協(xié)作在當(dāng)今如此流行？文檔協(xié)作工具層出不窮？其實，除了疫情背景下人們追求效率外，文檔協(xié)作工具還能給企業(yè)帶來更多的好處。

實時協(xié)作：如果多個團(tuán)隊成員經(jīng)常處理相同的成果，那么文檔協(xié)作工具會幫你省去很多麻煩。

版本控制：這些工具真正的優(yōu)勢在于你擁有“撤消”功能，大多數(shù)工具允許查看以前版本的文檔并在需要時恢復(fù)。

提高管理審核流程的能力：由于通常收件箱里充斥著大量的噪音，所以通過電子郵件分享反饋可能會無效。文檔協(xié)作工具可以使您和您的同事集中精力處理手頭的工作，消除其他干擾。

提高安全性：電子郵件可能會被轉(zhuǎn)發(fā)或者意外地發(fā)送給不正確的人。文檔協(xié)作工具允許您控制誰能訪問您的文件。

使用狀況跟蹤與報告：它在很多情況下非常有用。想像一下，你正在培訓(xùn)一個新員工，你想知道他是否看過你的入職說明，或者你想知道你上周發(fā)給她的報告是否被老板看到了。

集中式知識庫：一些文檔協(xié)作工具包括將文件組織到可搜索庫中的選項，使得團(tuán)隊更容易掌握集體知識。

關(guān)于文檔協(xié)作的上述優(yōu)點，我們可以單獨討論一下，即“知識庫”。在知識經(jīng)濟(jì)時代，知識對企業(yè)的價值比以往任何時候都要大，因此建立一個集中知識庫，利用文檔協(xié)作工具對企業(yè)知識進(jìn)行集中和整合是非常重要的。

下面介紹的在線協(xié)作文檔工具，有我們耳熟能詳，經(jīng)常使用的，也有一些小眾但非常好用的。

一款被馬化騰稱為“遲到八年”的產(chǎn)品，一上線就得到了極大的好評，功能也得到了迅速的補(bǔ)充，越來越多的個人和團(tuán)隊開始使用，成為了騰訊的標(biāo)配。

包含文檔、表格、幻燈片、收集表四大功能，可導(dǎo)入本地文檔或?qū)⒃诰€文檔導(dǎo)出至本地。

特點：網(wǎng)上表格收集。不需要專門做問卷調(diào)查，直接建個收集表格丟到群里就行了。

石墨文檔是國產(chǎn)的，歷史更早，功能更完善。基本使用是免費的，只是部分進(jìn)階功能是收費的。

與騰訊文檔相比，有更多的特色：思維導(dǎo)圖，白板，協(xié)作空間。

不得不說，這是一款非常方便的文檔，而且還支持 Markdown格式，非常適合個人用戶使用。

提到網(wǎng)上文檔，首先要提到的就是谷歌文檔，因為它是在線文檔的鼻祖，只不過因為互聯(lián)網(wǎng)的原因，在國內(nèi)已經(jīng)很少有人使用了。

以上就是文檔協(xié)作工具，我們大多數(shù)人都知道并且正在使用，但是今天要特別介紹的是 Baklib。

Baklib在在線文檔存儲方面做的非常出色，它將協(xié)作溝通、文檔分享和團(tuán)隊協(xié)作的巧妙結(jié)合在一起，大大提高了企業(yè)的辦公效率。它是文檔協(xié)作工具，同時也是一個成熟的知識庫，可以讓您快速獲取、存儲和共享信息，并與您的團(tuán)隊或客戶共享。

它采用塊狀編輯器，所有內(nèi)容包括文字，圖片，視頻，表格， Markdown。支持?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)出整個網(wǎng)站。當(dāng)需要協(xié)作共享的時候，編輯人員和觀看人員的權(quán)限可以被設(shè)置，權(quán)限界限清晰。除了導(dǎo)入文件外，還支持從整個網(wǎng)站導(dǎo)出數(shù)據(jù)。在本地保存數(shù)據(jù)更加安全。

對于打工者來說，提高生產(chǎn)力是非常重要的，因為在相同的時間里，他們可以做更多的事情，或者把節(jié)省下來的時間用來做其他事情。

如今能夠節(jié)省時間、提高效率的工具就是在線協(xié)同編輯工具了，它支持多個人一起編輯文檔，多個人一起編輯，肯定比一個人完成一件事情要快得多，可以節(jié)省大量的時間和效率。