隨著信息技術的飛速發展，信息資源的數字化、互聯網化進程不斷加快，文檔管理信息化建設已成為人們關注的熱點問題。為了適應當今社會信息化、互聯網化的發展趨勢，企業、學校、部門等都需要信息化管理。

文檔管理系統通過建立統一的標準規范整個文檔管理，包括規范各業務系統文檔管理，構建一個完整的文檔資源共享服務平臺，支持文檔管理全過程信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流與數據流建立在基于服務模型的系統平臺之上。

文檔管理系統可為企事業單位文檔現代化管理提供一整套解決方案；文檔管理系統可為使用者提供完整的文檔管理及網路查詢功能，亦可與本單位之辦公自動化及 DPM之設計過程管理，或結合 MIS資訊管理系統，形成一套完整的現代化資訊管理互聯網。

建立多個業務系統的數字文檔，或跨地域跨部門的大型企業，容易形成“信息孤島”，難以打破不同地域、不同系統之間的壁壘和界限，信息共享率低，難以實現整體數據的展示和分析。

傳統文檔管理人員的專業水平參差不齊，不同部門、不同地域的文檔管理工作或多或少地存在著差異，導致文檔資料質量難以保證，難以實現統一管理、統一調配。

傳統的借閱、查詢、查閱時間長，不能實現全文檢索，效率低下；沒有互聯互通的文檔更新速度也不如智能文檔快，這使得大量可供參考的歷史資料復用程度降低，從而削弱了文檔保存的重要性。

傳統的文檔保存耗費大量的紙張和空間，而在調取和還回過程中，往往會耗費大量的時間和精力，造成文檔存調成本高、難以控制。

傳統文檔的制作材料、溫度、濕度、光線、污染物等因素對文檔的“壽命”影響較大，而這些因素又較難掌握。

從以上幾點可以看出，文檔管理中存在著許多問題，如果不加以解決，雖然不會產生什么實質性的影響，但是仍然會帶來很多的不便。相反，如果能夠解決文檔管理的問題，或許可以讓自己在各方面都得到提升。

文檔管理系統工具的出現，逐漸取代了傳統的單一文檔歸檔模式，不再需要像以前那樣對文檔內容進行過多的編輯，只需要按照系統工具的提示，一步步地進行歸檔、歸檔。一旦發現不正確的文檔信息，可以直接在系統中進行更正，省去了傳統的文檔管理模式所需的重新編輯、打印等環節，節約時間和資源。

若發現遺漏的文檔資料，可直接插入補充資料，方便快捷，省去因不熟悉其他辦公工具而造成的錯誤；使用者可隨時查閱文檔資料，直接用關鍵字或其他方式查找文檔資料，只需簡單查找即可，不需翻閱，效率大大提高。文檔相關文檔的輸出采用統一電子格式，與大多數計算機系統兼容，便于打印、傳閱。在信息上報方面，系統工具處理結果直接加密上傳至上級主管部門，節省人力、時間。

文檔管理系統工具，在編輯完文檔的基礎信息后，添加掃描后的電子圖片，這樣就能同時打開目錄文檔，方便文檔管理人員查閱和上報文檔。

文檔管理系統工具還能對相關文檔進行相關編輯，使文檔資料能方便地通過檢索工具查找，使使用者能更好地了解事件的來龍去脈，使文檔內容發揮更大的作用。

同時，該系統工具具有數據的傳輸、接收、備份、恢復等功能，具有用戶管理、日志、事務提醒等功能。

一般的辦公工具，只能設置簡單的密碼，很容易泄密，但文檔管理工具可以設置管理員和查閱人員的權限，設置權限管理，可以設置權限管理人員的權限，達到保密的目的。當查檔人員查檔時，系統會自動記錄并形成查詢日志，對數據傳輸、用戶存取、內容打印等操作進行安全設計，確保文檔使用的安全性。文檔管理系統工具還配有電子鎖，即使有人打開文檔管理員的電腦，也無法打開文檔管理工具。

上面已經提到了文檔管理工具的功能，證明它在辦公中仍然是必不可少的，那么現在的問題是如何選擇一款好用的文檔管理工具。

一款可用于文檔管理的工具 Baklib，它具有以下特點：在線協作，多人協作，文檔處理，博客建站。

對文檔進行集中整理

協同在線操作

多級權限管理

禁止復制水印

支持獨立域名的設置

網站共享功能

在現代社會中，文檔現代化管理的重要性不言而喻，實現起來并不困難。所以重要的是如何有效的實現方式，這里只是分享了工具工具的幫助，但是真正的選擇，還是要根據自己的需求，選擇適合自己的。