企業(yè)知識(shí)管理該怎樣做，以下幾種工具來(lái)幫你！

Baklib

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2022-11-25 18:10

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過(guò)去的二十年見(jiàn)證了全球企業(yè)的關(guān)鍵增長(zhǎng)，對(duì)知識(shí)管理專(zhuān)家來(lái)說(shuō)，獲取和交流信息是一個(gè)挑戰(zhàn)。企業(yè)組織有大量的知識(shí)需要管理，當(dāng)你有數(shù)千名員工，可能分布在世界各地時(shí)，這就成為一個(gè)巨大的運(yùn)營(yíng)挑戰(zhàn)。成功的企業(yè)理解一個(gè)強(qiáng)大的知識(shí)管理戰(zhàn)略的重要性，它推動(dòng)組織走向增長(zhǎng)。成功地獲取知識(shí)可以使您的企業(yè)從被動(dòng)的、無(wú)組織的到主動(dòng)地領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目，從而產(chǎn)生真正的業(yè)務(wù)價(jià)值。知識(shí)不會(huì)消失在黑洞中，而是隨時(shí)可供任何需要它的人使用。

根據(jù)麥肯錫的數(shù)據(jù)，員工每天花1.8小時(shí)搜索和收集工作所需的信息。幾乎有四分之一的工作日花在了信息檢索上，這些時(shí)間本可以更好地花在業(yè)務(wù)關(guān)鍵任務(wù)上。這些信息大多很難找到，它們埋藏在系統(tǒng)中，或者存在于同事的頭腦中。

知識(shí)管理是應(yīng)對(duì)這一組織挑戰(zhàn)的答案。有了知識(shí)管理，員工就可以隨時(shí)獲得重要的知識(shí)，并釋放出來(lái)為組織創(chuàng)造更多的價(jià)值。

企業(yè)知識(shí)管理指的是捕獲企業(yè)內(nèi)持有的知識(shí)資源的過(guò)程，使作為組織一部分的個(gè)人能夠檢索和重用知識(shí)。EKM通常使用的技術(shù)可以將數(shù)據(jù)組織成公司成員可以輕松訪問(wèn)的格式。

有效的EKM幫助您打破知識(shí)孤島，使您的團(tuán)隊(duì)以不連接的方式工作。信息流動(dòng)的通道被打開(kāi)，以確保知識(shí)在您的組織中自由傳遞，而不是被個(gè)別員工所囤積。每個(gè)人都能從集體智慧的力量中受益。

知識(shí)捕獲指的是組織將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)的能力，這些知識(shí)可以隨時(shí)提供給員工。具有專(zhuān)家知識(shí)水平的個(gè)人能夠捕獲它以供將來(lái)使用，并將其轉(zhuǎn)換為他人容易理解的格式。知識(shí)從一種不可言說(shuō)的、短暫的結(jié)構(gòu)變成了可以消費(fèi)的具體事實(shí)和信息。

知識(shí)存儲(chǔ)是指知識(shí)管理系統(tǒng)中知識(shí)資產(chǎn)的存儲(chǔ)，以便通過(guò)搜索和可尋性進(jìn)行檢索。對(duì)信息進(jìn)行了組織和結(jié)構(gòu)化，以便員工能夠使用門(mén)戶輕松地找到他們需要的信息。使用員工可用于定位信息的分類(lèi)法對(duì)內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)乃饕团判颉?/div>

如果知識(shí)被藏在一個(gè)沒(méi)人能找到的系統(tǒng)里，那它就沒(méi)有好處。應(yīng)該授權(quán)員工發(fā)現(xiàn)有用的內(nèi)容。信息應(yīng)該在一個(gè)系統(tǒng)中共享，以便于發(fā)現(xiàn)適合探索者獨(dú)特業(yè)務(wù)需求的相關(guān)知識(shí)。知識(shí)應(yīng)該在員工之間共享，以確保最大限度地采用存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的內(nèi)容并獲得ROI。

當(dāng)您使用企業(yè)知識(shí)管理時(shí)，這將標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)捕獲。信息以可預(yù)測(cè)的格式結(jié)構(gòu)化，從而使您的知識(shí)資產(chǎn)具有一致性。這使得員工更容易消費(fèi)信息，并將見(jiàn)解應(yīng)用到自己的工作中。知識(shí)遵循一種可觀察到的結(jié)構(gòu)，將相關(guān)內(nèi)容分組，并在所有方面都有意義。

當(dāng)員工能夠接觸到正確的組織知識(shí)時(shí)，這將阻止他們承擔(dān)已經(jīng)完成的工作。他們可以從他人的知識(shí)中受益，刺激創(chuàng)新和執(zhí)行新項(xiàng)目的能力。重復(fù)工作對(duì)員工來(lái)說(shuō)是一種巨大的時(shí)間浪費(fèi)，否則他們本可以為組織創(chuàng)造新的價(jià)值。企業(yè)知識(shí)管理確保員工知道其他員工在做什么，并能發(fā)現(xiàn)合作的機(jī)會(huì)。

當(dāng)知識(shí)向員工提供時(shí)，他們可以更快更好地做出決策。他們掌握了所有的事實(shí)，所以決策過(guò)程更加準(zhǔn)確和可靠。他們不需要向同事求助來(lái)找到相關(guān)信息，因?yàn)檫@些信息都在他們的指尖。決策過(guò)程中消除了許多猜測(cè)，并授權(quán)員工實(shí)現(xiàn)正確的結(jié)果。員工無(wú)需詢問(wèn)就能從他人的專(zhuān)業(yè)知識(shí)中受益，流程也因此更加精簡(jiǎn)。

如果員工能夠更快地找到信息，他們的工作效率就會(huì)更高。員工花更少的時(shí)間搜索難以找到的信息，因?yàn)樗麄冏詣?dòng)知道所有東西在哪里。他們?cè)趯ふ抑R(shí)上節(jié)省下來(lái)的時(shí)間可以更好地花在對(duì)企業(yè)有更高回報(bào)率的活動(dòng)上。如果他們有問(wèn)題，他們知道他們可以在知識(shí)管理系統(tǒng)中查詢，而不必打擾他們的同事。

如果你不記錄你的組織知識(shí)，當(dāng)員工跳槽時(shí)，這些知識(shí)就有可能離開(kāi)公司。從不明確的隱性知識(shí)總是存在于員工的頭腦中，企業(yè)無(wú)法從這種知識(shí)中獲益。員工流失會(huì)導(dǎo)致重要經(jīng)驗(yàn)的喪失和突然出現(xiàn)的知識(shí)差距。記錄你的隱性知識(shí)是為了將來(lái)的利益而保存這些知識(shí)的重要方法。

擁有正確的知識(shí)可以簡(jiǎn)化溝通和協(xié)作。當(dāng)員工知道其他人知道什么，知道在一個(gè)項(xiàng)目中可以向誰(shuí)求助時(shí)，他們就能更好地工作。通過(guò)加強(qiáng)知識(shí)共享，團(tuán)隊(duì)效率更高，部門(mén)間合作更可行。員工們知道其他人什么時(shí)候在做有跨部門(mén)合作機(jī)會(huì)的項(xiàng)目，每個(gè)人都在更同步地工作。

頭腦風(fēng)暴會(huì)議是一群人產(chǎn)生新想法的方式。它在一個(gè)協(xié)作的環(huán)境中進(jìn)行，鼓勵(lì)參與者分享他們的想法，以解決關(guān)鍵的業(yè)務(wù)問(wèn)題。在頭腦風(fēng)暴會(huì)議中，你的團(tuán)隊(duì)可以通過(guò)將挑戰(zhàn)分解成更小、更容易消化的塊來(lái)想出解決方案。他們可以將頭腦風(fēng)暴的結(jié)果記錄在知識(shí)管理系統(tǒng)中，讓所有人都能看到。

新的商業(yè)挑戰(zhàn)需要新的想法來(lái)解決。公司需要有適當(dāng)?shù)牧鞒虂?lái)征求和評(píng)估員工的新想法，然后這些想法可以存儲(chǔ)在知識(shí)管理系統(tǒng)中。你可以通過(guò)電子郵件，或在某人的辦公桌前停下來(lái)交談，在一個(gè)虛擬的想法箱中收集想法。新的想法可以在您的KMS中提供，每個(gè)人都可以利用它們，并且它們可以跨業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)。

同伴協(xié)助是在項(xiàng)目或新工作開(kāi)始時(shí)收集知識(shí)的過(guò)程。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)邀請(qǐng)同事一起參加會(huì)議，并從他們適當(dāng)?shù)闹R(shí)和經(jīng)驗(yàn)中受益，從而使項(xiàng)目有一個(gè)良好的開(kāi)端。在主持會(huì)議時(shí)，主項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供他們對(duì)項(xiàng)目的抱負(fù)的清晰輪廓，而訪問(wèn)團(tuán)隊(duì)則利用他們的知識(shí)為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供指導(dǎo)。

在你的組織中創(chuàng)建一個(gè)協(xié)作的工作空間，允許不同的員工聚在一起合作工作。如果你的團(tuán)隊(duì)分散在不同的地方，可以采用在線協(xié)作工作空間，這樣員工可以更靈活、更有創(chuàng)造性地工作。協(xié)作工作空間允許員工與來(lái)自其他團(tuán)隊(duì)和部門(mén)的同事進(jìn)行協(xié)調(diào)，他們通常可能不會(huì)遇到這些同事。

您可以引入個(gè)人能力計(jì)劃，幫助您的員工發(fā)展必要的技能，成為能夠支持您組織中的企業(yè)知識(shí)管理的高效知識(shí)工作者。員工開(kāi)始意識(shí)到知識(shí)工作者的技能，然后轉(zhuǎn)移到應(yīng)用實(shí)踐，最后在技能中展示能力。

企業(yè)通過(guò)應(yīng)用分類(lèi)法從其組織中積累的知識(shí)中獲得價(jià)值，分類(lèi)法涉及將數(shù)據(jù)按邏輯排列到一個(gè)類(lèi)別和子類(lèi)別系統(tǒng)中。員工能夠看到信息是如何組織的，并找到與他們相關(guān)的內(nèi)容。分類(lèi)法幫助您管理大量的信息，并在混亂中添加秩序感。

知識(shí)庫(kù)平臺(tái)是一個(gè)重要的知識(shí)管理工具，它使您能夠?qū)⑺械膬?nèi)容整合到一個(gè)系統(tǒng)中。它由一個(gè)選定的貢獻(xiàn)者團(tuán)隊(duì)集中管理，這些貢獻(xiàn)者控制內(nèi)容發(fā)布過(guò)程，并可以協(xié)作處理文檔。

知識(shí)庫(kù)本身是一個(gè)面向用戶的網(wǎng)站，它將內(nèi)容分類(lèi)，并附帶一個(gè)閃電般的搜索欄，幫助用戶找到特定的頁(yè)面。Baklib是一個(gè)SaaS知識(shí)管理平臺(tái)，提供適合所有企業(yè)和敏捷環(huán)境的現(xiàn)代功能。您可以輕松地存儲(chǔ)、組織、發(fā)布和共享大型文檔，并與大量第三方應(yīng)用程序集成，以提高生產(chǎn)率。除了小眾功能之外。您可以將知識(shí)庫(kù)設(shè)置為私有，以便只對(duì)內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員可見(jiàn)。

交流平臺(tái)是員工實(shí)時(shí)或異步分享知識(shí)的一種方式。該平臺(tái)通常具有即時(shí)通訊、語(yǔ)音和視頻通話、文件共享等功能。Slack是許多企業(yè)普遍使用的通信平臺(tái)，因?yàn)樗軌蛴行У財(cái)U(kuò)展您的公司，并幫助您跟蹤大量的消息，將其分組為通道。

當(dāng)企業(yè)擁有一個(gè)平臺(tái)，使團(tuán)隊(duì)能夠一起管理他們的任務(wù)時(shí)，它們可以更有效地協(xié)作。任務(wù)管理平臺(tái)允許您跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，將任務(wù)委派給團(tuán)隊(duì)成員，設(shè)置截止日期，并平衡工作時(shí)間表。你增加了對(duì)其他人正在進(jìn)行的任務(wù)的可見(jiàn)性，從而增強(qiáng)了協(xié)作。像飛書(shū)這樣的軟件將提高你的團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力和他們分享項(xiàng)目知識(shí)的能力。

企業(yè)知識(shí)管理對(duì)于幫助組織有效運(yùn)作至關(guān)重要。員工們更緊密地合作，就像一個(gè)緊密的團(tuán)隊(duì)，你克服了溝通障礙。當(dāng)他們有問(wèn)題的時(shí)候，他們知道去哪里找，他們不需要等待答案。EKM明確了每個(gè)人都在做什么，并確定了跨部門(mén)合作的機(jī)會(huì)。團(tuán)隊(duì)成員很少考慮他們自己的優(yōu)先級(jí)，而是更多地考慮什么對(duì)整個(gè)組織是最好的。

當(dāng)知識(shí)被共享時(shí)，你就能獲得更多的商業(yè)價(jià)值，并妥善管理你的智力資本，這是一項(xiàng)至關(guān)重要的資產(chǎn)。不用再擔(dān)心你的員工離開(kāi)組織，帶走他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。你為未來(lái)捕捉知識(shí)，并確保你促進(jìn)知識(shí)共享文化，每個(gè)人都能繼續(xù)從中受益。

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