隨著數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展，會計檔案領(lǐng)域關(guān)鍵政策不斷推進，逐漸向數(shù)字化發(fā)展。

2015年12月，財政部、國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》：確定電子會計檔案的概念和管理要求，明確會計檔案可僅以電子形式歸檔保存。

2020年3月，財會[2020]6號《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》：明確電子發(fā)票等電子會計憑證電子會計憑證可以不打??；電子化歸檔，效力等同于紙質(zhì)憑證。

2022年7月，《電子會計檔案管理規(guī)范》：規(guī)定電子會計資料形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等要求，強化電子會計檔案行業(yè)標準。

今年5月，財政部會計司公布了《電子憑證會計數(shù)據(jù)標準》的通知，進一步明確了數(shù)電票報銷歸檔的保存方式。

近年來，全電票、數(shù)電票等為代表的“新變量”的出現(xiàn)，更加速了會計憑證的數(shù)字化。今后組織將會面臨更多的”電子類憑證“的入賬歸檔、電子會計檔案管理的新挑戰(zhàn)。

同時組織不同崗位的人員，對會計檔案管理有著新的需求，會計檔案數(shù)字化已成為組織剛需：

• 檔案管理人員：減少機械化重復工作，自動統(tǒng)計；

• 財務(wù)人員：合規(guī)移交、調(diào)閱關(guān)聯(lián)的所有會計檔案；

• 業(yè)務(wù)人員：能高效地檢索海量的檔案，一鍵借閱；

• 外部審計人員：數(shù)據(jù)全面、賬目完整且便于審計。

結(jié)合國家政策、標準規(guī)范以及組織的需求，泛微文書定-檔案管理系統(tǒng)提出了業(yè)務(wù)、檔案一體化方案，實現(xiàn)“票據(jù)”、“單據(jù)”、“憑證”、“賬簿”、“報表”等全量會計資料的應(yīng)歸盡歸和全生命周期閉環(huán)管理，包括電子會計資料形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等。

靈活集成其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，自動采集散落在前端信息化系統(tǒng)內(nèi)的會計類資料，經(jīng)過質(zhì)檢、編目等多個作業(yè)環(huán)節(jié)之后，實現(xiàn)全量會計資料的最終歸檔，無需打印，為組織降本增效。

電子會計檔案將為組織：減少80%紙張耗用；減少90%以上的憑證匹配、裝訂工作；節(jié)約庫房60%面積及80%的硬件設(shè)施投入……

方案看點

全生命周期的電子會計檔案

（電子會計檔案全生命周期管理）

01.電子會計資料形成

覆蓋多種業(yè)務(wù)場景

泛微通過集成能力+流程引擎+低代碼平臺，讓各類業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的會計資料統(tǒng)一管理。

報銷場景下，從報銷系統(tǒng)、銀企直連系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)等多套業(yè)務(wù)系統(tǒng)中抽取記賬憑證、與該憑證相關(guān)的報銷單、數(shù)電票原件、銀行回單等會計資料的電子文件、元數(shù)據(jù)和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，進行統(tǒng)一打包歸檔，并在電子會計檔案系統(tǒng)根據(jù)其關(guān)聯(lián)關(guān)系進行自動化關(guān)聯(lián)和成冊。

采購業(yè)務(wù)中，泛微智能從采購管理系統(tǒng)、財務(wù)應(yīng)付系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等多套系統(tǒng)中抽取記賬憑證、相關(guān)采購合同和采購訂單、采購發(fā)票、銀行回單等會計資料的電子文件、元數(shù)據(jù)及結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，進行統(tǒng)一打包歸檔。

銷售業(yè)務(wù)中，相關(guān)的銷售訂單、銷售出庫單、銷售發(fā)票，與財務(wù)會計相關(guān)的記賬憑證、銀行回單、總分賬、明細賬等都可以全量歸檔進入電子會計檔案系統(tǒng)。

02.電子會計資料收集

自動化采集

1、采集自動化

泛微文書定協(xié)助組織，參照《會計檔案管理辦法》第六條中劃定企業(yè)會計資料歸檔范圍，確認各類會計資料的來源系統(tǒng)，圈定會計檔案系統(tǒng)采集會計資料的來源。

基于會計檔案的歸檔范圍、保管期限及相關(guān)的元數(shù)據(jù)策略，文書定通過無縫集成OA、會計核算系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)等前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)端產(chǎn)生的全部業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)自動化采集、全量歸檔。

文書定檔案系統(tǒng)根據(jù)會計資料間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，進行自動組件、立卷成冊、裝盒上架，實現(xiàn)會計檔案的應(yīng)歸盡歸。

2、歸檔轉(zhuǎn)化方式多維度

泛微文書定為不同類型、不同形態(tài)的會計資料提供差異化的處理原則。

企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的“原生電子”記賬憑證、會計賬簿、會計報告、各類業(yè)務(wù)單據(jù)等，通過“生成板式文件”歸檔。

企業(yè)外部接收的電子會計資料，比如電子增值稅普通發(fā)票、電子銀行回單等，通過“傳遞原板式文件”歸檔。

企業(yè)從外部接收的“原生紙質(zhì)化的”原始憑證，比如紙質(zhì)增值稅專用發(fā)票、紙質(zhì)出貨單等，在前端業(yè)務(wù)處理流程中實現(xiàn)“拍照或掃描進行紙質(zhì)原始憑證電子化”后歸檔。

3、會計資料元數(shù)據(jù)管理

元數(shù)據(jù)中描述了檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個管理過程。

泛微文書定與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫集成，通過接口同時實現(xiàn)元數(shù)據(jù)的自動捕捉、自動著錄。例如，自動捕捉記賬憑證元數(shù)據(jù)項，憑證字、憑證號、科目、會計屬期等。

（元數(shù)據(jù)管理）

4、會計資料預歸檔

每一個歸檔的會計資料都是電子原文+元數(shù)據(jù)的組合，文書定提供預歸檔平臺進行接收；通過標準化的接口，對接前端會計核算系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)等多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)不同類型會計資料的前置化收集。

預歸檔庫可以預設(shè)“記賬憑證”“單據(jù)”“發(fā)票”“銀行回單”等會計資料間的關(guān)聯(lián)匹配規(guī)則，由系統(tǒng)完成自動關(guān)聯(lián)、自動組件，快速生成合規(guī)的、待整理檔案。

支持電子會計資料批量組件和合并組件，組件后正式推送“檔案接收庫”進行歸檔作業(yè)流程。

03.電子會計資料整理

智能關(guān)聯(lián)、立卷成冊

1、智能關(guān)聯(lián)，自動成冊

泛微文書定內(nèi)置了自動化“匹配規(guī)則引擎”，將從前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收的電子會計資料按照業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)規(guī)則及有機關(guān)聯(lián)關(guān)系，實現(xiàn)在檔案系統(tǒng)內(nèi)智能關(guān)聯(lián)，自動成冊。

（電子會計檔案自動成冊）

2、會計業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系完整保存

泛微文書定可以幫助組織實現(xiàn)記賬憑證到原始憑證的“一頁式調(diào)閱”、“層層穿透”。

可以通過一張記賬憑證，一鍵聯(lián)查與該憑證具有強關(guān)聯(lián)關(guān)系的單據(jù)、發(fā)票、附件等原始資料。實現(xiàn)了財務(wù)與業(yè)務(wù)邏輯完整可追溯，還原真實業(yè)務(wù)全貌。

04.電子會計資料歸檔

四性檢測、防偽防篡改

泛微文書定滿足國家政策標準，對移交進入電子會計檔案系統(tǒng)的會計資料進行“真實性、完整性、可用性、安全性檢測”，檢測完成后會自動生成檢測報告，反饋質(zhì)檢結(jié)果，同時檢測報告也支持下載和打印。

歸檔的過程中，自動設(shè)定相關(guān)權(quán)限以及電子會計檔案的重要性、保管時間等。與電子簽名技術(shù)融合，所有這些財務(wù)電子會計檔案都實現(xiàn)防篡改、可驗證。

05.電子會計檔案利用管理

紙電一體、全生命周期

1、檔案檢索

海量檔案數(shù)據(jù)的3秒檢索。可以通過全文檢索、條件檢索等方式進行跨全宗、跨門類、跨條目檢索，快速定位目標檔案，并且可進行二次篩選。

2、檔案借閱

實現(xiàn)申請、審批、賦權(quán)/出庫、收權(quán)全流程管控。在線預覽及下載的檔案支持動態(tài)水印加注，防止檔案內(nèi)容外泄。同時系統(tǒng)能夠按照借閱期限，對借閱查看的電子檔案進行自動賦權(quán)與自動收權(quán)。

（借閱管理流程）

3、檔案鑒定

泛微文書定通過流程，建立電子會計檔案的鑒定機制：為超過“保密期限”的會計檔案提供開放鑒定服務(wù)，為超過“保管期限”的會計檔案，提供價值鑒定服務(wù)。

4、庫房管理

針對少量紙質(zhì)保管的會計檔案，泛微文書定幫助組織實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理。

首先，檔案系統(tǒng)提供“可視化、虛擬電子庫房”，電子庫房內(nèi)可以維護“庫房-區(qū)域-密級架-檔案盒”的物理位置、面積、容量、編號等信息；并提供檔案盒條碼、檔案盒封面、備考表、盒脊背等報表樣式的自定義配置及打印服務(wù)。

其次，運用條碼技術(shù)，以碼定位。密集架、檔案盒等支持批量生成條形碼、批量打印。通過掃碼槍或手機端即可掃描“條形碼”完成具有“紙質(zhì)實體”檔案的裝盒、上架、入庫，并線上記錄紙質(zhì)檔案物理位置存址。

最后，實現(xiàn)線上電子版完整管理、線下紙質(zhì)版少量留存?zhèn)洳?/strong>，兼容企業(yè)單雙套檔案管理模式，將電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理。