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如何對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目工作進(jìn)行分解?

萬事ONES
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2021-11-01 10:46
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隨著商業(yè)社會(huì)的發(fā)展,現(xiàn)代企業(yè)的愿景和商業(yè)目標(biāo)越來越宏大。無論是整體的戰(zhàn)略規(guī)劃,還是傳統(tǒng)KPI方法、最近幾年大受歡迎的 OKR...都離不開“分解”的藝術(shù)

什么是工作分解結(jié)構(gòu)?

如何對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目工作進(jìn)行分解?

根據(jù) PMI 的定義,創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)是把項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目工作分解成較小、更易于管理的組件過程。對(duì)于工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)的概念,我們認(rèn)為應(yīng)該在以下兩方面重點(diǎn)理解:

1. WBS 以可交付成果(Deliverables)為對(duì)象,而不是以計(jì)劃活動(dòng)(Schedule Activity)為對(duì)象。
2. WBS 的結(jié)構(gòu),包含了一套科學(xué)的邏輯結(jié)構(gòu)和分類方法,而非單個(gè)的、離散的、在時(shí)間順序上不連續(xù)的成果的描述結(jié)構(gòu),通過層層的包含關(guān)系,非常嚴(yán)謹(jǐn)。

WBS 分解方法與常見問題

關(guān)于 WBS 的分解方法,許多項(xiàng)目管理的書籍都有介紹,常見的方式包括按照產(chǎn)品的物理結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品或項(xiàng)目的功能用途、項(xiàng)目的實(shí)施階段和過程、項(xiàng)目組織的地域分布、各個(gè)子目標(biāo)、部門或者職能角色等等。

如何對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目工作進(jìn)行分解?

但由于每個(gè)項(xiàng)目的獨(dú)特性,這些經(jīng)驗(yàn)性的理論方法在實(shí)際應(yīng)用中仍然會(huì)遇到很多問題,結(jié)合團(tuán)隊(duì)的服務(wù)實(shí)踐,我們梳理歸納了3個(gè)痛點(diǎn)問題和對(duì)應(yīng)的解決思路

1.  WBS 分解的顆粒度

由于項(xiàng)目管理的自身特點(diǎn),在項(xiàng)目規(guī)劃階段,我們很難窮盡項(xiàng)目涉及的全部事項(xiàng),對(duì)一些遠(yuǎn)期才能完成的成果,項(xiàng)目初期可能無法分解。即使是在一個(gè)理想環(huán)境下,工作分解過細(xì),也會(huì)帶來管理成本的無效耗費(fèi),資源使用效率低下,同時(shí) WBS 各層級(jí)數(shù)據(jù)匯總困難。
分細(xì)不容易,分粗一點(diǎn)呢?比如每個(gè) WBS 設(shè)計(jì)三層,前兩層概要、后一層是最終的成果,又很可能導(dǎo)致范圍蔓延、權(quán)責(zé)分工不清晰,也是不合理的。

解決思路:

WBS 的實(shí)質(zhì)思想之一,是要體現(xiàn)在項(xiàng)目過程中項(xiàng)目職責(zé)的落實(shí)和明確劃分

「責(zé)任到人」是項(xiàng)目管理的核心,實(shí)際工作中最糟糕的情況是事情出了,沒人認(rèn)賬,沒人負(fù)責(zé),要避免這個(gè)問題的出現(xiàn),就需要在每一層次 WBS 分解過程中都考慮到項(xiàng)目責(zé)任劃分和歸屬,盡可能每一個(gè)最底層的節(jié)點(diǎn)都有唯一責(zé)任人(或部門)相對(duì)應(yīng)。

因此,分解的粒度是"可以分配,可以交付"。

2.  不同分解方法之間的矛盾

如何對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目工作進(jìn)行分解?

在實(shí)際的管理實(shí)踐中,一個(gè)項(xiàng)目往往有多種分解方法,可以按照工作的流程、可交付成果分解,也可以在不同層級(jí)使用不同的方法,在一些大型復(fù)雜項(xiàng)目中,常常還涉及諸多的對(duì)外采購活動(dòng),合同中清單分解項(xiàng)目依賴具體的場(chǎng)景需求,有時(shí)候還會(huì)受到獨(dú)立的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和慣例約束。
不同的分解方式側(cè)重點(diǎn)不同、相互之間難以統(tǒng)一,造成了 WBS 方法在理論上容易理解但在具體場(chǎng)景下操作實(shí)施的難度。

 

解決思路:

解決這一矛盾,首先要理解 WBS 方法的另一作用,是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度/成本控制的基礎(chǔ),如果沒有這個(gè)功能,WBS 在具體活動(dòng)中沒有任何特殊意義,只是一個(gè)工作備忘錄。

結(jié)合這一作用,我們可以考慮在應(yīng)用 WBS 方法的時(shí)候,將其分為兩個(gè)部分:
上層部分為大項(xiàng)工作分解結(jié)構(gòu),可以參考項(xiàng)目的高層級(jí)目標(biāo),將整個(gè)項(xiàng)目按級(jí)別劃分若干大項(xiàng)和單項(xiàng)。大項(xiàng)分解可以參考項(xiàng)目的生命周期、各個(gè)階段、各個(gè)里程碑控制點(diǎn)等原則劃分;
底層部分劃分也不一定嚴(yán)格遵循80小時(shí)等傳統(tǒng)原則,盡可能有一個(gè)相對(duì)完整等交付成果即可,如果涉及對(duì)外合同,盡量讓底層部分的分解層次位于合同清單項(xiàng)之上,避免混亂、也利于工作量和成本衡量。

3.  WBS 在項(xiàng)目各階段的地位作用

如何對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目工作進(jìn)行分解?

WBS 不是一個(gè)大而全、覆蓋整個(gè)項(xiàng)目的分解結(jié)構(gòu),很多項(xiàng)目關(guān)鍵信息都不能在 WBS 中完整表現(xiàn)。由于主要呈現(xiàn)項(xiàng)目「可交付成果」,我們實(shí)際執(zhí)行往往陷于細(xì)節(jié),沒有把它放到項(xiàng)目中系統(tǒng)看待其關(guān)聯(lián),遠(yuǎn)不如項(xiàng)目活動(dòng)、進(jìn)度類文件用得多,常常被束之高閣,淪為工作的備忘錄。

 

解決思路

WBS 并不是孤立存在的,它可與其他編碼體系配合,體現(xiàn)不同的配置關(guān)系,比如 WBS 和 OBS(組織分解結(jié)構(gòu))結(jié)合,就可以進(jìn)行職責(zé)配置,把項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu) WBS 看作縱軸,組織分解結(jié)構(gòu) OBS 為橫軸,通過兩者的整合確定部門或個(gè)人的工作任務(wù)和責(zé)任。

另外,WBS 在不同階段也有不同的側(cè)重作用:
  • 項(xiàng)目規(guī)劃階段,明確項(xiàng)目范圍,是項(xiàng)目進(jìn)度/成本估算的基礎(chǔ)
  • 項(xiàng)目執(zhí)行階段,檢查項(xiàng)目質(zhì)量,可以項(xiàng)目進(jìn)度/成本聯(lián)合控制
  • 項(xiàng)目結(jié)束時(shí),項(xiàng)目績(jī)效衡量

 

以上。

[免責(zé)聲明]

原文標(biāo)題: 如何對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目工作進(jìn)行分解?

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資深作者萬事ONES
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