如何用騰訊會(huì)議開(kāi)一場(chǎng)高效的會(huì)議
疫情讓遠(yuǎn)程會(huì)議的需求呈爆發(fā)式增長(zhǎng)，各路視頻會(huì)議工具紛紛借勢(shì)涌出。大廠如騰訊、華為、飛書，垂直賽道如小魚易聯(lián)、Zoom都在這一階段走到在協(xié)同辦公服務(wù)產(chǎn)品的聚光燈下。
眾多產(chǎn)品中，騰訊會(huì)議在分類下載量中長(zhǎng)期高居榜首。一方面，基于多年的音視頻通訊經(jīng)驗(yàn)，騰訊會(huì)議能夠?yàn)橛脩籼峁┣逦⒎€(wěn)定、流暢的高品質(zhì)會(huì)議。另一方面，它簡(jiǎn)潔友好的用戶體驗(yàn)和免費(fèi)使用也吸引了大量的用戶。
那么，這樣成熟的工具怎樣能為每位職場(chǎng)人充分所用，在遠(yuǎn)程會(huì)議中保證會(huì)議效率、達(dá)成會(huì)議目標(biāo)、讓每位會(huì)議參與者和領(lǐng)導(dǎo)都有所收獲呢？我們不妨按從議準(zhǔn)備、會(huì)議過(guò)程、會(huì)議結(jié)束三部分來(lái)著手。
良好的計(jì)劃等于成功的一半。一份預(yù)備清單會(huì)為高效會(huì)議做好鋪墊，形成框架。這份清單即會(huì)議核心五大要素，包含主題、目標(biāo)、參會(huì)人、時(shí)間及時(shí)長(zhǎng)、所需準(zhǔn)備。對(duì)于會(huì)議組織者而言，這樣的準(zhǔn)備能幫助所有參會(huì)人聚焦會(huì)議，了解這場(chǎng)會(huì)議自己能發(fā)揮的作用，并且提前做好安排。
騰訊會(huì)議的預(yù)約會(huì)議功能目前線上版本非常全面貼心。這五個(gè)核心要素的輸入中簡(jiǎn)潔清晰，通過(guò)快捷輸入和選擇即可迅速完成。會(huì)議開(kāi)始前的通知可以友情提示到參會(huì)者準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。
常規(guī)功能外，值得一說(shuō)的是騰訊會(huì)議在預(yù)訂中提供了的數(shù)字化助力。比如，對(duì)于開(kāi)會(huì)前的所需準(zhǔn)備，參會(huì)人可以上傳已有的文檔，方便參會(huì)人提前查閱，釋放開(kāi)會(huì)看詳細(xì)文檔的時(shí)間，擔(dān)心安全性還可以加密。比如，發(fā)起人可以根據(jù)會(huì)議的類型，一鍵設(shè)置成日會(huì)，只約一次即可，極度適合項(xiàng)目站會(huì)。
新版本的騰訊會(huì)議還增加了特邀預(yù)約，為參會(huì)者發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)函。這個(gè)功能超越了工具的信息傳遞屬性，讓參會(huì)者感受到了重視。對(duì)于關(guān)鍵人物或者客戶來(lái)說(shuō)，都可以在會(huì)議準(zhǔn)備階段搭建一個(gè)獲得用戶好感的入口。
會(huì)議一旦開(kāi)始，對(duì)于會(huì)議組織者或主持人的要求就提到了更高的位置。線下會(huì)議中我們常用的一個(gè)詞是“控場(chǎng)”。在視頻會(huì)議里，“控場(chǎng)”因遠(yuǎn)距離帶來(lái)了困難，但同時(shí)，騰訊視頻的很多小工具能幫助會(huì)議組織者做更有力的把控。在這里，不得不提其中兩點(diǎn)輕巧的設(shè)計(jì)：
第一點(diǎn)是對(duì)人員進(jìn)出機(jī)制和發(fā)言控制的便捷性。
根據(jù)會(huì)議進(jìn)程需要，組織者可以迅速通過(guò)邀請(qǐng)讓需要的人員加入會(huì)議，無(wú)論是微信、鏈接還是郵箱、二維碼，都可以保證在不影響現(xiàn)在會(huì)議進(jìn)行的情況進(jìn)行。
會(huì)議過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)打斷、跑偏或者言辭激烈等情況，這個(gè)時(shí)候，組織者如果在和發(fā)言者委婉溝通后發(fā)現(xiàn)形勢(shì)仍然不好轉(zhuǎn)變，便可以直接對(duì)個(gè)體進(jìn)行靜音達(dá)到禁言的效果、保證整體情況按計(jì)劃繼續(xù)。
第二點(diǎn)是對(duì)會(huì)議氛圍把控手段的豐富性。這點(diǎn)真的非常“騰訊”了，畢竟紅包是微信的常用工具，放在這里亦是在工具屬性上增加了社交度，讓原本高度嚴(yán)肅的會(huì)議也可以借助紅包形式熱絡(luò)起來(lái)。在議題討論過(guò)程中，沒(méi)有什么節(jié)奏是發(fā)紅包不能帶起來(lái)的。
會(huì)議結(jié)束后，一份詳實(shí)的會(huì)議紀(jì)要是必不可少的。騰訊會(huì)議優(yōu)先做在用戶前面，在已結(jié)束的會(huì)議后附上了會(huì)議紀(jì)要的模板。在這個(gè)會(huì)議模板中，參會(huì)者和發(fā)起者均可記錄基礎(chǔ)信息，議題內(nèi)容、結(jié)論和問(wèn)題、任務(wù)追蹤，涉及到相關(guān)人員，直接一步艾特相當(dāng)高效能。即便不直接應(yīng)用模板，結(jié)構(gòu)也可以借鑒輸出自己的會(huì)議紀(jì)要。
對(duì)于所有已結(jié)束的會(huì)議，會(huì)議組織者和參與者都可以用會(huì)議主題或人員名稱搜索快速找到當(dāng)時(shí)的會(huì)議，很適合回追特定會(huì)議中的信息。搜索下面的歷史會(huì)議列表本身也可以作為會(huì)議復(fù)盤的參考。
“工欲善其事，必先利其器”。遠(yuǎn)程會(huì)議的類型和目的千千萬(wàn)萬(wàn)，相同的是，我們都要投入時(shí)間和精力。既然如此，有騰訊會(huì)議這樣效率高體驗(yàn)佳的工具在手，有什么理由不不好好使，多多用，愉悅地開(kāi)啟一場(chǎng)場(chǎng)視頻會(huì)議呢？
本文作者：石璐，36氪企服點(diǎn)評(píng)經(jīng)授權(quán)發(fā)布。
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