目前市場(chǎng)上，每年到了固定時(shí)節(jié)都會(huì)涌現(xiàn)出紛繁復(fù)雜的活動(dòng)會(huì)議，而活動(dòng)也是需要挑時(shí)間的。我們今天所討論的活動(dòng)周期，實(shí)則就是指活動(dòng)的時(shí)間與節(jié)奏。具體要點(diǎn)如下：

• 如何把握好不同規(guī)模活動(dòng)會(huì)議時(shí)間的籌備？

• 大型活動(dòng)應(yīng)該提前多久開始籌備？

• 什么時(shí)候該做活動(dòng)？

• 活動(dòng)會(huì)議中有哪些關(guān)鍵的時(shí)間節(jié)點(diǎn)？

這些問題其實(shí)都是我們?cè)谂e辦活動(dòng)會(huì)議中經(jīng)常遇到的問題，很多時(shí)候，一場(chǎng)活動(dòng)會(huì)議的失誤，往往是因?yàn)榛顒?dòng)組織者對(duì)時(shí)間的把握沒有經(jīng)驗(yàn)，考慮不周，經(jīng)常處于前期不知所措，后期手忙腳亂的狀況。

一、會(huì)議/活動(dòng)項(xiàng)目時(shí)間節(jié)點(diǎn)確認(rèn)

1.提案

在初步想法得到確定之后，應(yīng)該將活動(dòng)的主題進(jìn)行簡(jiǎn)單詮釋。需要注意的是，活動(dòng)主題一定要鮮明，符合活動(dòng)想要表達(dá)的思想、內(nèi)容和風(fēng)格，簡(jiǎn)明而要有創(chuàng)意。并且將整個(gè)初步的活動(dòng)想法向上級(jí)進(jìn)行提出。

2.方案修改與確認(rèn)

與上級(jí)探討公司需求以及用戶需求，平衡二者之間的關(guān)系，將方案進(jìn)行反復(fù)修改與確認(rèn)，直到完成最終方案稿。

方案定稿（各種可行性分析和確認(rèn)）

——活動(dòng)場(chǎng)地的確認(rèn)

——時(shí)間確認(rèn)

——設(shè)備、節(jié)目等資源的確認(rèn)

——平面、視頻設(shè)計(jì)制作

——制作物料、禮品清單

——制作活動(dòng)執(zhí)行方案

——應(yīng)急演練和預(yù)案

3.報(bào)價(jià)修改與確認(rèn)

會(huì)議活動(dòng)的整體方案確定后，開始進(jìn)入預(yù)算清點(diǎn)與確認(rèn)環(huán)節(jié)，包含場(chǎng)地租賃；舞臺(tái)、燈光、音響、背景板、簽到墻、指引等現(xiàn)場(chǎng)布展費(fèi)用；以及演藝節(jié)目、禮儀小姐、攝影攝像、線下執(zhí)行、各環(huán)節(jié)禮品或獎(jiǎng)品等費(fèi)用。核算好后將預(yù)算表與上級(jí)確定好，向財(cái)務(wù)匯報(bào)并進(jìn)行審批。

4.合同簽訂

與客戶、服務(wù)商、廠商、贊助商等合作時(shí)，需要提前擬定好相關(guān)產(chǎn)品服務(wù)合同，與其溝通協(xié)調(diào)好后簽訂合同。

5.預(yù)付款

收到預(yù)付款后開始進(jìn)入活動(dòng)的籌備環(huán)節(jié)

6.籌備執(zhí)行期

方案修改和完善以及前期的事宜準(zhǔn)備好后，正式進(jìn)入籌備執(zhí)行階段，召集活動(dòng)的工作人員召開前期會(huì)議，建立項(xiàng)目群組，進(jìn)行活動(dòng)全程交流，梳理活動(dòng)節(jié)點(diǎn)，分配好各項(xiàng)工作，確定好各負(fù)責(zé)人，活動(dòng)總負(fù)責(zé)人根據(jù)推進(jìn)時(shí)間節(jié)點(diǎn)跟蹤完成情況和處理突發(fā)問題。多數(shù)情況下會(huì)涉及到活動(dòng)會(huì)議場(chǎng)地的篩選、物料的準(zhǔn)備、參與人員的邀約、活動(dòng)效果的評(píng)估等工作。

7.宣傳期

宣傳期分為四大時(shí)期，分別為：預(yù)熱期、啟動(dòng)期、發(fā)酵期和收尾期。

（1）活動(dòng)會(huì)議正式宣傳前，先進(jìn)行一個(gè)小的預(yù)熱，多拋一些懸念，例如來參加本次活動(dòng)會(huì)議的嘉賓咖位是多少？活動(dòng)是否有大獎(jiǎng)，大獎(jiǎng)大概多大等？

（2）活動(dòng)會(huì)議正式發(fā)布時(shí)，一定要將活動(dòng)的主題、參與方式、注意事項(xiàng)以及具體時(shí)間安排情況全部告知，防止后期出現(xiàn)參會(huì)者不明晰的狀況。

（3）在發(fā)酵期就是要將活動(dòng)引至高潮，不斷引發(fā)話題，甚至可以搭配輔助的小活動(dòng)來呼應(yīng)整個(gè)活動(dòng)主題，擴(kuò)大影響力。

（4）收尾期，線下活動(dòng)會(huì)議需要對(duì)撤場(chǎng)進(jìn)行嚴(yán)格要求，對(duì)接好供應(yīng)商、整理所有物料和文件，完善好后續(xù)的手續(xù)。線上的在活動(dòng)收尾的過程也可以說是長(zhǎng)尾宣傳維護(hù)期，例如發(fā)布一些關(guān)于活動(dòng)文章與總結(jié)，可以將整個(gè)活動(dòng)做一個(gè)小的復(fù)盤，讓參與者有一定的滿足感。

8.尾款

收復(fù)尾款，開具發(fā)票。

9.復(fù)盤總結(jié)

整場(chǎng)活動(dòng)結(jié)束后，召集會(huì)議，總結(jié)活動(dòng)過程中的出色表現(xiàn)和不足之處，給予正確的評(píng)判，為以后的活動(dòng)開展提供經(jīng)驗(yàn)支持。

二、會(huì)議活動(dòng)的時(shí)間選擇

會(huì)議活動(dòng)時(shí)間的選擇，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是根據(jù)歷史活動(dòng)敲定活動(dòng)時(shí)間，二是根據(jù)營(yíng)銷熱點(diǎn)、節(jié)日、重大事件等進(jìn)行挑選活動(dòng)時(shí)間。可見，時(shí)間點(diǎn)對(duì)于活動(dòng)而言，不僅是必需的，同時(shí)也是具有選擇性的。

這里的選擇性指的是，只有活動(dòng)時(shí)間的選擇是合適的，才能讓活動(dòng)達(dá)到甚至超出預(yù)定的目標(biāo)。那么，怎么選擇最佳的活動(dòng)時(shí)間呢？

1.節(jié)假日：給用戶一份貼心的體驗(yàn)

在我國(guó)，基于風(fēng)俗習(xí)慣或紀(jì)念要求，由國(guó)家法律統(tǒng)一規(guī)定的用以慶祝及度假的休息時(shí)間廣受人們的歡迎和喜愛，如傳統(tǒng)意義上的春節(jié)、清明節(jié)、端午節(jié)和中秋節(jié)，又有非傳統(tǒng)意義的元旦、勞動(dòng)節(jié)和國(guó)慶節(jié)。在這些節(jié)日里，人們一般會(huì)有相應(yīng)的活動(dòng)和消費(fèi)行為。而對(duì)企業(yè)舉辦活動(dòng)會(huì)議來說，可以借助這些時(shí)間節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行與之相關(guān)的主題營(yíng)銷，尤其是線下的活動(dòng)更會(huì)爆滿。

而一些具有特殊含義的節(jié)日，如父親節(jié)、母親節(jié)、兒童節(jié)、情人節(jié)、圣誕節(jié)等，也是企業(yè)和商業(yè)舉辦活動(dòng)會(huì)議的有利時(shí)節(jié)。

2.季節(jié)周期：推出用戶需要的產(chǎn)品

在人們的日常生活中，不同的季節(jié)適合不同的活動(dòng)會(huì)議，從季節(jié)的階段性考慮，可分為兩種，具體如下：

（1）選擇季節(jié)初期或末期：對(duì)于用戶來說，季度初期會(huì)有慢慢的激情，末期也會(huì)因?yàn)镵PI有了很明確的方向和目的，針對(duì)這樣的情況，有利于用戶做很好的時(shí)間安排于規(guī)劃，在此期間舉辦的活動(dòng)會(huì)議也更容易讓人接受。而且企業(yè)和組織可以根據(jù)自身實(shí)力適當(dāng)?shù)刈龀鲎尷趦?yōu)惠，更容易獲取現(xiàn)金流。

（2）選擇季節(jié)中期：可分為兩種情況來分析。一是電商類平臺(tái)，其推出的活動(dòng)一般是促銷型；二是內(nèi)容類平臺(tái)，會(huì)根據(jù)具體的季節(jié)相關(guān)主題，同時(shí)活動(dòng)一般持續(xù)時(shí)間不會(huì)太長(zhǎng)，從而有利于用戶的參與。如盱眙龍蝦節(jié)等。

3.紀(jì)念日：提升知名度和形象

市場(chǎng)營(yíng)銷經(jīng)理要籌辦活動(dòng)會(huì)議，一般都會(huì)以時(shí)間由頭來進(jìn)行，除了節(jié)日和季節(jié)變化外，還可以利用各種紀(jì)念日——這樣既可以完成活動(dòng)營(yíng)銷的目標(biāo)，同時(shí)在一定程度上還可以提升自身品牌的知名度和形象。

而活動(dòng)會(huì)議方式的選擇，既可以是沒有確定紀(jì)念日的周年慶，也可以是確定某一天為紀(jì)念日的周年慶活動(dòng)。如蘇寧818紀(jì)念日活動(dòng)；“世界讀書日活動(dòng)”。

4.熱點(diǎn)事件：抓住機(jī)會(huì)提升點(diǎn)擊率

所謂“熱點(diǎn)”，即受社會(huì)群眾關(guān)注的信息，包括社會(huì)熱點(diǎn)、生活熱點(diǎn)、娛樂熱點(diǎn)和科技信息等，這些信息都可以作為活動(dòng)會(huì)議開展的時(shí)間選擇節(jié)點(diǎn)。

如世界杯是人們一直比較關(guān)注的熱點(diǎn)事件，5G、人工智能、VR也是近年來大家較為關(guān)注的熱點(diǎn)，圍繞這些熱點(diǎn)或時(shí)間節(jié)點(diǎn)推出相關(guān)的活動(dòng)會(huì)議是不錯(cuò)的選擇。

5.品牌包裝節(jié)日：借勢(shì)大品牌日活動(dòng)

市場(chǎng)營(yíng)銷經(jīng)理除了可以借助節(jié)假日、紀(jì)念日、季節(jié)變化和熱點(diǎn)來進(jìn)行活動(dòng)會(huì)議的籌辦外，也可以“自造熱點(diǎn)”，對(duì)品牌和產(chǎn)品進(jìn)行包裝，創(chuàng)造一個(gè)新的屬于自己的包裝節(jié)日。如人們熟悉的“雙十一”，就是淘寶平臺(tái)炒出的一個(gè)節(jié)日，而且，隨著淘寶平臺(tái)在電商領(lǐng)域巨大的影響力，這一品牌包裝節(jié)日已經(jīng)跨越平臺(tái)，成為眾多商家和消費(fèi)者參與的節(jié)日。

企業(yè)可以借助這一思路，開展自己公司的“品牌紀(jì)念日”活動(dòng)，如維多利亞的秘密這一時(shí)裝品牌，每年都會(huì)推出時(shí)裝秀。

三、按照時(shí)間周期劃分活動(dòng)規(guī)模      

不同規(guī)模的活動(dòng)需要注意的事項(xiàng)是不同的，我們不能根據(jù)網(wǎng)絡(luò)上一些大型活動(dòng)的案例來硬套入自己的活動(dòng)中，每一場(chǎng)活動(dòng)都有自身的特色與主觀能動(dòng)性，根據(jù)多年來活動(dòng)會(huì)議舉辦的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出以下幾點(diǎn)關(guān)于不同周期適合的會(huì)議活動(dòng)規(guī)模，并提出相應(yīng)的注意事項(xiàng) 。

1.為期較短的活動(dòng)（一周的）

（1）形式：

線上舉辦的抽獎(jiǎng)活動(dòng)；線下小規(guī)模的沙龍活動(dòng)

（2）規(guī)模：

線上3000-10000人參與；線下100人以內(nèi)。

（3）需要注意：

·把控好上線時(shí)間

·檢測(cè)并留存好活動(dòng)數(shù)據(jù)

2.為期比較久的活動(dòng)（1-3個(gè)月的活動(dòng)）

（1）形式：中大型線下活動(dòng)

（2）規(guī)模：200-500人線下

（3）需要注意：

a.項(xiàng)目交集：

·會(huì)有多個(gè)專題/多個(gè)項(xiàng)目相互交集

·在策劃活動(dòng)會(huì)議時(shí)，需要考慮各項(xiàng)目和小型活動(dòng)之間的相關(guān)性

·依據(jù)各自活動(dòng)會(huì)議的相關(guān)性設(shè)置好合理的推廣方式。

b.關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)：

·活動(dòng)規(guī)劃與設(shè)計(jì)完成的時(shí)間

·活動(dòng)正式上線的時(shí)間

·其他會(huì)議活動(dòng)舉辦過程中里程碑式的時(shí)間節(jié)點(diǎn)

c.負(fù)責(zé)人：

·明確好會(huì)議活動(dòng)中每個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人

·落實(shí)/溝通好每個(gè)人的工作內(nèi)容和工作目標(biāo)

3.系列活動(dòng)（月度/季度/年度新活動(dòng)）

（1）形式：中大型線下活動(dòng)；每年會(huì)在固定時(shí)期舉辦。

（2）規(guī)模：200-500人線下

（3）需要注意：除了以上大型活動(dòng)需要注意的基礎(chǔ)點(diǎn)外，系列性活動(dòng)更注重以下兩個(gè)方面

a. 活動(dòng)創(chuàng)意

由于每一年都會(huì)舉辦，所以活動(dòng)主題的選擇是需要特別注意的點(diǎn)，每一年的參會(huì)者會(huì)對(duì)主題有很大的期待，這也是溝通連接的重要節(jié)點(diǎn)，是一場(chǎng)活動(dòng)能否持續(xù)性地成為品牌的關(guān)鍵。

b.活動(dòng)人群

每一年都會(huì)舉辦的系列活動(dòng)中的老客戶一定是最多的，如何將這些老客戶合理地利用，帶來更多的新客戶是需要重點(diǎn)設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)。

例如常見的會(huì)議有： 年會(huì)、每年的經(jīng)銷商大會(huì)、會(huì)員日大會(huì)、專題會(huì)....