物業(yè)管理行業(yè)建立低成本運(yùn)作體系

企業(yè)介紹

廣東保盾保安服務(wù)有限公司成立于2016年。是廣東省保安協(xié)會(huì)第一屆理事會(huì)單位，為企業(yè)事業(yè)單位提供保衛(wèi)、消防、物業(yè)、清潔、餐飲、運(yùn)輸和生產(chǎn)等輔助性崗位的勞務(wù)派遣服務(wù)和人力資源外包服務(wù)。

行業(yè)挑戰(zhàn)

建立低成本運(yùn)作體系的重要性?

物業(yè)管理行業(yè)總體上是微利行業(yè)，業(yè)主所能承受物管費(fèi)上升空間有限。建立物業(yè)管理低成本運(yùn)作體系，才能為高品質(zhì)物管服務(wù)提供效益支援。以往制定的年度成本測(cè)算準(zhǔn)確性低，預(yù)算編制只流于形式，實(shí)際難以執(zhí)行。

費(fèi)用支出難控制?

物管駐點(diǎn)的各項(xiàng)費(fèi)用支出種類繁瑣，額度分配又限制於物管費(fèi)內(nèi)，需要對(duì)駐點(diǎn)資源運(yùn)用有所了解，才能有效計(jì)劃。哪些費(fèi)用需要駐點(diǎn)審批?哪些需要總部審批?缺乏系統(tǒng)式的管控會(huì)造成混淆不清、用款流程不規(guī)范，沒(méi)有及時(shí)的收費(fèi)和欠費(fèi)信息等，都會(huì)導(dǎo)致收支難以監(jiān)管。

匯報(bào)溝通不及時(shí)且易出紕漏?

物管保安公司服務(wù)駐點(diǎn)遍布各地，各駐點(diǎn)人力、行政、設(shè)備維修等相關(guān)支出和物管費(fèi)收入均為獨(dú)立核算，實(shí)為一個(gè)獨(dú)立的經(jīng)營(yíng)分支。其經(jīng)營(yíng)信息由駐點(diǎn)文員歸集后以郵件或微信方式向總部傳送，信息采集耗時(shí)且容易出現(xiàn)紕漏。使用電子表格溝通造成時(shí)間及環(huán)境隔閡，屏蔽了大量的環(huán)境和互動(dòng)信息，又常因數(shù)據(jù)延遲導(dǎo)致匯報(bào)不及時(shí)。

參與人員

人員位置	角色
物管駐點(diǎn)	駐點(diǎn)項(xiàng)目經(jīng)理、駐點(diǎn)財(cái)務(wù)專員
總部	財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、預(yù)算負(fù)責(zé)人、出納、公司管理層

解決手段

預(yù)算編制?

經(jīng)費(fèi)英雄以協(xié)作方式讓總部及駐地負(fù)責(zé)人共同制作預(yù)算，為各駐點(diǎn)建立預(yù)算(月度、季度或者一次性項(xiàng)目預(yù)算)管理，對(duì)各項(xiàng)收支進(jìn)行規(guī)劃和管控。駐點(diǎn)負(fù)責(zé)人隨時(shí)可對(duì)突發(fā)事件作出一次性的支出計(jì)劃(如災(zāi)后修復(fù)工程)，月度或季度指標(biāo)調(diào)整等需求讓總部及時(shí)批核，盡快執(zhí)行。在經(jīng)費(fèi)英雄系統(tǒng)內(nèi)，每份駐點(diǎn)預(yù)算完成后即時(shí)提交給駐點(diǎn)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，網(wǎng)上審批該預(yù)算或退回修改，直到審批通過(guò)預(yù)算可以執(zhí)行。

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預(yù)算執(zhí)行管控?

在日常運(yùn)營(yíng)中，駐點(diǎn)財(cái)務(wù)專員在當(dāng)月有效預(yù)算內(nèi)進(jìn)行『報(bào)銷、對(duì)公支付』的費(fèi)用支出申請(qǐng)，申請(qǐng)流程由總部統(tǒng)一管理，申請(qǐng)通過(guò)后系統(tǒng)自動(dòng)扣減已用金額，并更新可用預(yù)算余額。當(dāng)預(yù)算超支時(shí)，需額外經(jīng)過(guò)總部負(fù)責(zé)人審批。總部出納收到客戶對(duì)公賬回款，填寫『收入』申請(qǐng)，確實(shí)收入按合同計(jì)劃到賬。出現(xiàn)較?賬期未回款駐點(diǎn)項(xiàng)目經(jīng)理主動(dòng)聯(lián)系客戶催收。

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經(jīng)營(yíng)分析

滿足不同人員?色的需要，為決策提供數(shù)據(jù)支撐: 駐點(diǎn)項(xiàng)目經(jīng)理控制各項(xiàng)成本支出，例如:某月預(yù)算水費(fèi)比以往數(shù)月增加50%，是否存在浪費(fèi)，需通知人員注意。總部預(yù)算負(fù)責(zé)人通過(guò)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況分析，使預(yù)算編制從『湊數(shù)』轉(zhuǎn)為『合理規(guī)劃成本』。公司管理層關(guān)注重點(diǎn)指標(biāo)(營(yíng)業(yè)額、經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)、現(xiàn)金流)的整體、趨勢(shì)。為團(tuán)隊(duì)制定KPI、分析各地的收益能力。

實(shí)戰(zhàn)

創(chuàng)建預(yù)算前，預(yù)算負(fù)責(zé)人創(chuàng)建總部和各駐點(diǎn)的項(xiàng)目，將項(xiàng)目有關(guān)的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、預(yù)算負(fù)責(zé)人、出納、管理層人員和需要在項(xiàng)目?jī)?nèi)申請(qǐng)費(fèi)用的人員放入項(xiàng)目?jī)?nèi)。

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按月度劃分預(yù)算周期，讓預(yù)算負(fù)責(zé)人創(chuàng)建月的預(yù)算，每月滾動(dòng)添加。經(jīng)費(fèi)英雄為預(yù)算負(fù)責(zé)人提供容易使用的預(yù)算制作界面，利用向?qū)нx擇需要添加的收支類型。預(yù)算負(fù)責(zé)人完成的月預(yù)算，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人決定預(yù)算是否合理可執(zhí)行。編制預(yù)算同時(shí)也是對(duì)公司的承諾過(guò)程，說(shuō)明下階段工作計(jì)劃對(duì)公司戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的貢獻(xiàn)在哪里。

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建立了合理的預(yù)算后，公司由上至下必須落實(shí)執(zhí)行好預(yù)算，以建立『低成本運(yùn)作體系』目標(biāo)。重點(diǎn)管控成本，電子審批流程有效杜絕用款不規(guī)范。通過(guò)過(guò)往預(yù)算執(zhí)行的數(shù)據(jù)支撐，定期檢討超支預(yù)算的發(fā)生原因。

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