輕松管理1000+員工資料

534次閱讀

背景介紹

IWS國(guó)際永勝集團(tuán)控股有限公司營(yíng)運(yùn)歷史超過10年，主要提供物業(yè)管理、保安、護(hù)衛(wèi)、清潔等服務(wù)，當(dāng)中員工超過1,000人。服務(wù)對(duì)象包括大型企業(yè)如香港鐵路公司、香港政府部門等。

面對(duì)問題

擁有如此龐大的員工數(shù)量，必然會(huì)面對(duì)非常多的人力資源管理難題。其中一個(gè)IWS遇到的問題就是員工資料的儲(chǔ)存和更新。

IWS過千員工的資料均儲(chǔ)存在同一個(gè)Excel file。可以想像得到當(dāng)檔案可被多人修改，中間資料出現(xiàn)錯(cuò)漏的機(jī)會(huì)很大。而且會(huì)出現(xiàn)多個(gè)儲(chǔ)存版本，分不清楚哪個(gè)才是最新及最正確的版本，以致誤會(huì)頻生。

而員工資源儲(chǔ)存和更新就引申到提醒員工續(xù)領(lǐng)證件的問題。絕大部分的員工持有多于一種的證件和證明，例如是保安人員許可證、回鄉(xiāng)證，年屆65歲以上保安亦需持有醫(yī)生證明書。而這些證件和證明均需要定時(shí)續(xù)期，否則可能違反法例令公司需要付上大額罰款甚至影響經(jīng)營(yíng)。

為確保所有員工工作時(shí)均持有有效的證件，HR需要不時(shí)進(jìn)入儲(chǔ)存員工資料的Excel檔案檢查哪位員工的各類證件及證明是即將到期以提醒他們續(xù)領(lǐng)。但因?yàn)閱T工數(shù)量太多，證件數(shù)量不少而且到期日不同，HR很容易會(huì)“走漏眼”哪些員工是未有續(xù)領(lǐng)證件，以致公司隨時(shí)要付上法律責(zé)任。

另外，IWS每個(gè)月也需要印刷過千張工資單予員工。而派發(fā)工資單過后，很多員工因?yàn)橐M(jìn)行入息審查或申請(qǐng)資助而需要提供工資單，但他們往往已經(jīng)丟失工資單，故此需要向HR要求重印工資單。大量的重印工資單要求不單加重HR工作量，也浪費(fèi)非常多的紙張。

解決方案

IWS選擇了使用YOOV 人事管理解決上述問題。在員工資料儲(chǔ)存問題上，統(tǒng)一使用YOOV 人事管理的系統(tǒng)杜絕Excel版本分歧的問題，多名HR可同時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)修改及更新員工資料，做到協(xié)同辦工，加快工作效率。而所有員工資料均儲(chǔ)存在系統(tǒng)里，管理層如有需要亦可直接在系統(tǒng)內(nèi)查閱到最新的員工資料。

另外YOOV 人事管理設(shè)有自動(dòng)提醒功能，HR可自定需要提前多久為哪些證件及證明的到期日作提醒，哪些證件及證明即將到期的員工一目了然，不怕忘了提醒哪位員工需要去辦理續(xù)領(lǐng)手續(xù)了。

而YOOV 人事管理系統(tǒng)設(shè)有電子工資單功能，員工可以透過YOOV 人事管理手機(jī)APP直接查看及下載自己每月的電子工資單，既不會(huì)丟失，亦環(huán)保得多。