01 傳統(tǒng)辦公方法，阻礙團(tuán)隊(duì)運(yùn)轉(zhuǎn)效率

簡(jiǎn)七理財(cái)是一家典型的內(nèi)容創(chuàng)業(yè)公司，公司所有的業(yè)務(wù)都圍繞內(nèi)容展開(kāi)。

在沒(méi)有接觸石墨文檔之前，簡(jiǎn)七理財(cái)像大多數(shù)傳統(tǒng)公司一樣，使用傳統(tǒng)的 Office 辦公，但隨著企業(yè)成員的增加、業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)張，他們發(fā)現(xiàn)，低效的內(nèi)容匯總、繁復(fù)的文件傳輸、移動(dòng)辦公的不便成為工作中的常態(tài)，已經(jīng)開(kāi)始阻礙團(tuán)隊(duì)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

1. 低效的數(shù)據(jù)匯總

運(yùn)營(yíng)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、銷(xiāo)售報(bào)表……每月各類(lèi)數(shù)據(jù)的收集、匯總、呈現(xiàn)需要花費(fèi)員工 / 主管大量的時(shí)間與精力。“當(dāng)時(shí)一想到匯總報(bào)表，就叫人頭大！”

2. 繁復(fù)的文件傳輸

工作文件通過(guò)微信、釘釘或笨重的郵箱多次反復(fù)傳輸。各類(lèi)文件占據(jù)了電腦、手機(jī)大量的存儲(chǔ)空間不說(shuō)，因?yàn)槿狈y(tǒng)一存儲(chǔ)管理平臺(tái)，文件分散、版本混亂，查找不便，還存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

3. 移動(dòng)辦公的尷尬

移動(dòng)辦公的場(chǎng)景下，手機(jī)可以解決溝通的問(wèn)題，但當(dāng)需要進(jìn)行文件的查閱、編輯、共享時(shí)，使用傳統(tǒng)的辦公軟件幾乎不可能實(shí)現(xiàn)。

 

02 高效協(xié)作、知識(shí)沉淀，為內(nèi)容創(chuàng)新提供源源不斷的動(dòng)力

面對(duì)以上辦公痛點(diǎn)，簡(jiǎn)七理財(cái)需要一款工具，既能助力團(tuán)隊(duì)高效協(xié)作，又能實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)的沉淀和規(guī)范管理。

在對(duì)比了市面上大部分知識(shí)管理和在線(xiàn)文檔工具后，2018 年 12 月，簡(jiǎn)七理財(cái)最終選擇了石墨文檔，成為企業(yè)版用戶(hù)。

1. 品牌靈感寶庫(kù)

簡(jiǎn)七理財(cái)市場(chǎng)部主要負(fù)責(zé)公司的渠道合作、新媒體運(yùn)營(yíng)等工作，其中涉及到大量的溝通和內(nèi)容創(chuàng)作，石墨文檔在其中發(fā)揮了重要的作用。

市場(chǎng)合作：無(wú)論是遠(yuǎn)程溝通還是面對(duì)面交流，在召開(kāi)渠道合作會(huì)議時(shí)，多人打開(kāi)同一文檔就能實(shí)時(shí)合作撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，更加高效便捷。

新媒體：使用石墨表格創(chuàng)建公眾號(hào)排期日歷，通過(guò)“添加協(xié)作”或“分享”等方式將排期表共享給團(tuán)隊(duì)，大家就可以實(shí)時(shí)更新 / 查看選題進(jìn)度，從而保持信息的高效同步。

設(shè)計(jì)：通過(guò)石墨撰寫(xiě)設(shè)計(jì)需求文檔，完成后將鏈接分享給設(shè)計(jì)師或者直接添加其為協(xié)作者，避免了文件傳輸，碰到問(wèn)題時(shí)還可以直接通過(guò)劃詞評(píng)論、討論等功能在文檔內(nèi)互動(dòng)溝通。

2. 云端項(xiàng)目管理

簡(jiǎn)七理財(cái)內(nèi)容部主要負(fù)責(zé)理財(cái)課程的研發(fā)、出品等工作，每一門(mén)課程從策劃、素材收集，到大綱擬定、內(nèi)容撰寫(xiě)，整個(gè)制作過(guò)程都在石墨文檔中完成。

對(duì)于內(nèi)容部來(lái)說(shuō)，每一門(mén)課程都是一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目，他們將課程相關(guān)的所有內(nèi)容規(guī)范存儲(chǔ)于石墨文檔對(duì)應(yīng)的文件夾，這為項(xiàng)目管理，以及內(nèi)容的隨時(shí)查閱、使用提供了便利。

3. 跨部門(mén)協(xié)同辦公

每一門(mén)爆款課程的出現(xiàn)，都是各部門(mén)通力合作的結(jié)果。通過(guò)文件共享，石墨文檔也幫助簡(jiǎn)七理財(cái)實(shí)現(xiàn)了跨部門(mén)的高效協(xié)作。

內(nèi)容部在課程上線(xiàn)前會(huì)為銷(xiāo)售運(yùn)營(yíng)部準(zhǔn)備一篇 Q&A文檔，這樣銷(xiāo)售運(yùn)營(yíng)的小伙伴就能快速解答用戶(hù)遇到的問(wèn)題。銷(xiāo)售運(yùn)營(yíng)部的銷(xiāo)售方案、促銷(xiāo)活動(dòng)復(fù)盤(pán)等也都會(huì)存放于對(duì)應(yīng)的文件夾，這也能夠?yàn)閮?nèi)容部后續(xù)的課程迭代提供參考。

4. 公共資料共享

人事和財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)常有一些公共資料需要共享給公司全員，比如報(bào)銷(xiāo)規(guī)范、內(nèi)推通知、行政公告等等。使用石墨文檔之后，通知發(fā)布人可以直接通過(guò)鏈接將文檔分享到公司微信群，文件存放到全員可見(jiàn)的協(xié)作空間 / 文件夾后，員工有需要的時(shí)候就可以隨時(shí)調(diào)取查閱。

5. 信息安全管控

除此之外，石墨文檔企業(yè)版還為簡(jiǎn)七理財(cái)提供了公開(kāi)鏈接加密分享、外部協(xié)作者控制等功能，通過(guò)這些功能，簡(jiǎn)七理財(cái)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)公司內(nèi)容的安全管控，而這對(duì)一家以?xún)?nèi)容為核心的創(chuàng)業(yè)公司來(lái)說(shuō)，尤為重要。

截至目前，簡(jiǎn)七理財(cái)全網(wǎng)付費(fèi)學(xué)員300萬(wàn)+，課程收聽(tīng)量6000萬(wàn)+，電子書(shū)下載量600萬(wàn)+，2019年被胡潤(rùn)中國(guó)評(píng)選為最具影響力財(cái)經(jīng)自媒體。

通過(guò)石墨文檔，簡(jiǎn)七理財(cái)不僅實(shí)現(xiàn)了基于文檔的團(tuán)隊(duì)高效協(xié)作，更實(shí)現(xiàn)了企業(yè)知識(shí)的沉淀、流轉(zhuǎn)和再利用，從而為內(nèi)容創(chuàng)新提供了源源不斷的動(dòng)力。

“現(xiàn)如今，在簡(jiǎn)七理財(cái)，新員工入職的第一件事情就是學(xué)習(xí)如何使用石墨文檔。”