經(jīng)過(guò)30多年的發(fā)展，華理社逐步形成了自身在學(xué)術(shù)專著、語(yǔ)言學(xué)習(xí)、K12教育等方面的出版特色，形成了學(xué)術(shù)導(dǎo)向和市場(chǎng)導(dǎo)向并重的出版格局，并在我國(guó)出版界、學(xué)術(shù)界贏得了良好聲譽(yù)。2018年，華理社摘得迪士尼全球出版“年度最佳產(chǎn)品創(chuàng)新獎(jiǎng)”。

01 傳統(tǒng)工作方式，員工每人每年浪費(fèi) 15000 元成本

像大多數(shù)企業(yè)一樣，在過(guò)去的很長(zhǎng)時(shí)間里，華理社一直采用最傳統(tǒng)的辦公方式辦公，通過(guò)本地 Office 完成文檔撰寫和數(shù)據(jù)處理，通過(guò)郵件+ IM 軟件進(jìn)行文件傳輸和團(tuán)隊(duì)交流，甚至還存在大量紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)審批。

但隨著出版社規(guī)模的擴(kuò)大，業(yè)務(wù)線、人員的增加，以及跨部門協(xié)作和異地辦公情況的出現(xiàn)，華理社發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)無(wú)法滿足團(tuán)隊(duì)高效溝通協(xié)作的需求。

據(jù)華理社統(tǒng)計(jì)，員工每天浪費(fèi)在文件流轉(zhuǎn)、收發(fā)郵件、跨部門協(xié)作、信息統(tǒng)計(jì)的時(shí)間至少有 2 個(gè)小時(shí)，按照一個(gè)員工月基本工資 5000 元，每天工作 8 小時(shí)，每月工作 22 天計(jì)算，每位員工每年將浪費(fèi) 15000 元成本。

“這僅僅只是一位員工，整個(gè)出版社有80人左右，那么將浪費(fèi)多少人力資源成本呢？” 面對(duì)潛在的高昂成本浪費(fèi)，華理社決定尋找一款安全高效的協(xié)同辦公軟件，全面提升團(tuán)隊(duì)工作效率，實(shí)現(xiàn)辦公方式的升級(jí)換代。

02 詳細(xì)產(chǎn)品調(diào)研，被石墨文檔的完整性、安全性打動(dòng)

“我們當(dāng)時(shí)比較了幾家產(chǎn)品，無(wú)論從產(chǎn)品的完整性、安全性，還是與組織架構(gòu)的打通上，石墨文檔都比較打動(dòng)我們。”

在選擇石墨文檔之前，華理社對(duì)市面上各類協(xié)作文檔產(chǎn)品進(jìn)行了詳細(xì)的調(diào)研，并針對(duì)性的給同事們講解了應(yīng)用場(chǎng)景，“大家都紛紛表示十分需要這樣的文檔協(xié)作產(chǎn)品。”

今年年初，華理社甚至沒(méi)有聯(lián)系石墨文檔的銷售人員，直接下單購(gòu)買了企業(yè)版，并且一次就是2年。

03 覆蓋多元業(yè)務(wù)場(chǎng)景，全面提升華理社協(xié)同辦公效率

自石墨文檔上線以來(lái)，華理社每個(gè)部門都在積極嘗試推進(jìn)，把能夠通過(guò)協(xié)作提高效率的工作遷移到石墨文檔上。

不管是信息統(tǒng)計(jì)、多人協(xié)作編輯，還是文件存儲(chǔ)管理，華理社所有員工都享受到了石墨文檔為工作帶來(lái)的便利。

“石墨文檔讓信息溝通無(wú)界化、透明化，很多之前需要你來(lái)我往郵件的表格，需要反復(fù)溝通的信息，都隨著石墨文檔的上線得以解決。”

場(chǎng)景1：合作撰稿

你是某次推廣活動(dòng)的主要策劃人，完成了活動(dòng)的策劃初稿，但另外兩名同事也要參與策劃，她們將對(duì)內(nèi)容進(jìn)行一些修改，完成之后發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)審批修改。

傳統(tǒng)方法：一份文件，改多個(gè)版本，來(lái)回發(fā)送修改。

高效方法：應(yīng)用石墨文檔，多人參與同一文件的編輯，不存在版本不一致的問(wèn)題，并且效率更高。

場(chǎng)景2：信息匯總

部門統(tǒng)計(jì)暑期書城參與活動(dòng)情況，需要所有銷售經(jīng)理上報(bào)門店名稱和活動(dòng)的返點(diǎn)金額。

傳統(tǒng)方法：做一份表格模板，發(fā)給各位銷售經(jīng)理，各位經(jīng)理分別填寫，最后統(tǒng)一匯總，再發(fā)給大家再次確認(rèn)，修改之后再發(fā)送。

高效方法：應(yīng)用石墨表單，銷售經(jīng)理填寫后，信息直接自動(dòng)匯總到關(guān)聯(lián)的石墨表格。

場(chǎng)景3：意見(jiàn)反饋

收集讀者反饋的問(wèn)題，建立讀者與編輯之間的溝通橋梁。

傳統(tǒng)方式：使用調(diào)查問(wèn)卷工具，但是調(diào)查問(wèn)卷都需要后臺(tái)導(dǎo)出數(shù)據(jù)，需要專人定期去維護(hù)、反饋給編輯，中間路徑比較長(zhǎng)。

高效方法：官方微信跳轉(zhuǎn)石墨表單，并且把編輯加入表格協(xié)作，表格實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新，編輯們共同解決讀者反饋的問(wèn)題。

場(chǎng)景4：文件管理

協(xié)作空間權(quán)限管理：華理社的使用場(chǎng)景里經(jīng)常會(huì)涉及到對(duì)不同人開(kāi)放不同權(quán)限的情況，石墨協(xié)作空間可以針對(duì)不同子文件夾獨(dú)立設(shè)置閱讀、評(píng)論、編輯或者禁止訪問(wèn)等權(quán)限，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)不同內(nèi)容的精細(xì)化權(quán)限管理。

單元格權(quán)限控制：在整合處理數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常需要與其他部門協(xié)作完成數(shù)據(jù)的填寫，石墨表格可以實(shí)現(xiàn)單元格級(jí)的權(quán)限分配，可以只把一部分單元格的特定權(quán)限分配給特定的人。

場(chǎng)景5：項(xiàng)目管理

針對(duì)項(xiàng)目管理，華理社充分利用石墨表格的函數(shù)公式創(chuàng)建動(dòng)態(tài)匯總表，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人實(shí)時(shí)更新項(xiàng)目數(shù)據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)就能實(shí)時(shí)查看整體項(xiàng)目進(jìn)度。

04 石墨持續(xù)助力華理社向優(yōu)秀的教育服務(wù)商轉(zhuǎn)型

通過(guò)石墨文檔，華理社實(shí)現(xiàn)了內(nèi)容級(jí)實(shí)時(shí)協(xié)作，優(yōu)化了內(nèi)部員工的協(xié)作方式。通過(guò)石墨表單、表格搭建的一站式問(wèn)題反饋系統(tǒng)，在節(jié)省多渠道溝通成本的同時(shí)，更拉近了華理社與讀者之間的距離。石墨協(xié)作空間，則幫助華理社實(shí)現(xiàn)了更安全、高效的內(nèi)部資料存儲(chǔ)、共享。

目前正是華東理工大學(xué)出版社向教育服務(wù)商轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，石墨文檔將持續(xù)助力其提升協(xié)同辦公效率，為其高效運(yùn)轉(zhuǎn)、安全管理提供有力支持。

未來(lái)，石墨文檔將持續(xù)關(guān)注國(guó)內(nèi)出版業(yè)的實(shí)際辦公需求，幫助更多企業(yè)組織顛覆傳統(tǒng)辦公模式，開(kāi)啟高效辦公新時(shí)代。