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上海交大安泰高管教育
企業(yè)規(guī)模
51-200人

Teambition合作上海交大安泰高管教育:項目管理

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(1)客戶介紹

上海交通大學安泰經(jīng)濟與管理學院安泰高管教育中心致力于打造和培養(yǎng)創(chuàng)新型商業(yè)領(lǐng)袖。英國《金融時報》2018 年全球高管教育排名,安泰高管教育中心綜合排名全球第 17 位,亞洲第一。 作為先進管理理念的創(chuàng)導(dǎo)者,高管教育中心團隊決定采用 Teambition 管理課程研發(fā)和日常事務(wù),以「協(xié)作」的方式,進一步提升自身團隊的工作習慣和效率。

 

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(2)項目背景

安泰高管教育中心與 Teambition 的融合使我們在內(nèi)部流程梳理、信息流交互、工作方式優(yōu)化以及全員協(xié)同等方面改進了很多。同時,Teambition 一直以優(yōu)秀的產(chǎn)品設(shè)計理念、定制化的產(chǎn)品輸出、柔性的全流程管理等卓越特征助力我們的發(fā)展。

高晶鑫,上海交通大學安泰經(jīng)濟與管理學院高管教育中心副主任

 

(3)解決方案

 
安泰高管教育中心一共有 9 個縱向部門,除了 5 個業(yè)務(wù)部門,還包含研發(fā)、市場、行政和教務(wù)等 4 個非業(yè)務(wù)部門,之前由于缺乏高效溝通機制,部門間不了解彼此的工作進展,導(dǎo)致跨部門的任務(wù)總是銜接不暢。使用 Teambition 后,部門邊界被打破,以「項目」為單位自由組合成員,跨部門成員也可以在一處高效協(xié)作任務(wù)。
 
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「協(xié)同工作臺」項目專門放置需要跨部門協(xié)作的任務(wù),小至更新一個 PPT,大到組織主題論壇,各類事務(wù)在看板上一目了然。成員可以在任務(wù)卡中圍繞具體事項討論,所有的溝通記錄和反饋意見隨時追溯,大幅降低線下的溝通成本。
 
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從改善工作習慣,到改善行為習慣
 
信息通暢帶來的變化不止溝通和效率提升,由于有了公開透明的任務(wù)平臺,每位成員的自主意識也更強。Teambition 的看板視圖直觀展示每個人的工作任務(wù),而每次勾選完成任務(wù)都是一個有儀式感的動作。以「研發(fā)咨詢部」的部門項目為例,每位成員都建立了自己的列表,所負責的課程項目在看板上一目了然,在自己的列表中添加、執(zhí)行和監(jiān)控自己負責的任務(wù),完成的任務(wù)累積在一處,是對自己的鼓舞。
 
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打勾完成任務(wù),過去的工作成果和進行中的工作都能清晰看到。

 

高晶鑫老師提到,Teambition 創(chuàng)導(dǎo)的協(xié)作方式,讓每個人的工作意識都更加主動了?!复蠹姨崆耙?guī)劃時間,做好信息共享,并且更愿意去尋求資源和協(xié)助,工作習慣的改善甚至積極影響了個人的行為習慣」。
 
不斷沉淀和復(fù)用項目經(jīng)驗,課程研發(fā)更高效
 
以往做事情是憑經(jīng)驗和自己的覺悟,但是完成后的經(jīng)驗和教訓(xùn)都難以傳承。使用 Teambition 后,項目模板都是可以復(fù)用的,并且經(jīng)驗都沉淀在項目里,之后做類似事情的時候就不再會有紕漏。

高晶鑫,上海交通大學安泰經(jīng)濟與管理學院高管教育中心副主任

 
安泰高管教育中心為眾多企業(yè)度身定制各類課程,在課程開發(fā)、課程構(gòu)建與師資獲取的每一個環(huán)節(jié)積累了大量經(jīng)驗。使用 Teambition 后,每個課程的研發(fā)過程都沉淀在項目中,所有與項目有關(guān)的信息、文件和溝通紀錄都會出現(xiàn)在相關(guān)的任務(wù)卡里,日后可以很方便地查閱。
 
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當時由「誰」負責了「什么」課程,可以隨時查看。

 

巧用工具,輕松搞定在線教室預(yù)定
 
Teambition 是通用性很強的工具,使用「自定義字段」等豐富功能,可以高效管理一切事務(wù)。安泰高管教育中心建立「日常預(yù)定」項目統(tǒng)一管理教室預(yù)定,成員在可視化的面板上,隨時提交申請,并且查看教室分配情況。
 
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設(shè)置好必填的「人數(shù)」、「用途」、「教室要求」、「確認教室」等字段,確保每一次教室預(yù)定都是準確高效的。
 
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使用「日歷」高效預(yù)約老師
 
老師們使用 Teambition 「日歷」實時分享日程。如今組織一個會議或者安排一個課程無需反復(fù)詢問,通過 Teambition 可以同時看到多名成員的日程安排,在「大家都有空」的時間段建立一個共同日程,還可以設(shè)置提醒功能或者同步到手機。
 
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在一個面板上,同時看到多名成員的時間安排。

 

把課程資料沉淀在項目中統(tǒng)一管理
 
使用 Teambition 后,安泰高管教育中心將所有的課程資料放置在項目中進行統(tǒng)一管理。
 
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在項目中,系統(tǒng)化地沉淀所有相關(guān)課程資料。

 
更新的文件實時同步給所有成員,大家始終下載到最新文件,而每個歷史版本也保留在項目中,隨時可以追回。
 
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歷史版本信息清晰可見,而且可以追回。

 
無論是參考資料還是階段性的工作成果,都可以關(guān)聯(lián)在一個具體任務(wù)中,新老成員都能輕松找到所需文件。即使在外出差,或者更換電腦,也可以隨時查找到所需文件。
 
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文件關(guān)聯(lián)在任務(wù)中,方便隨時查看。

(4)價值體現(xiàn)

安泰高管教育中心與 Teambition 的融合使我們在內(nèi)部流程梳理、信息流交互、工作方式優(yōu)化以及全員協(xié)同等方面改進了很多。同時,Teambition 一直以優(yōu)秀的產(chǎn)品設(shè)計理念、定制化的產(chǎn)品輸出、柔性的全流程管理等卓越特征助力我們的發(fā)展。