智能化會議系統(tǒng)是什么？
智能化會議系統(tǒng)是利用中央控制器對會議設(shè)備及會議環(huán)境進(jìn)行集中控制的系統(tǒng)。中央控制器指的是能夠?qū)β暋⒐狻㈦姷仍O(shè)備進(jìn)行集中控制的設(shè)備。
視頻會議系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)
1、打破時(shí)空壁壘
視頻會議系統(tǒng)中的遠(yuǎn)程視頻會議功能，可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地在線辦公，消除用戶間的時(shí)間及空間差異，告別傳統(tǒng)會議模式下繁瑣的會議流程。
2、遠(yuǎn)程高效交互
視頻會議通過借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)視頻、音頻及圖像的穩(wěn)定傳輸，用網(wǎng)絡(luò)途徑替代人員流動(dòng)，達(dá)到高效辦公深度交互的目的。
3、降低時(shí)間成本
視頻會議利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)用戶交互，通過優(yōu)化企業(yè)信息傳遞模式，加快信息傳播速度，降低決策成本，縮短執(zhí)行周期，為企業(yè)減少了傳統(tǒng)會議模式下產(chǎn)生的培訓(xùn)及招聘費(fèi)用。
4、低碳綠色辦公
視頻會議系統(tǒng)不僅能夠幫助企業(yè)開源節(jié)流，同時(shí)還能夠提升企業(yè)運(yùn)營及員工辦公效率，減少因交通、差旅產(chǎn)生的費(fèi)用，同時(shí)更加低碳環(huán)保。
遠(yuǎn)程會議怎么召開？
1、會議工具調(diào)試
初次使用某款遠(yuǎn)程會議軟件時(shí)，需在會議開始前瀏覽工具操作說明及注意事項(xiàng)；已確定某款遠(yuǎn)程會議軟件時(shí)，需在會議開始前進(jìn)行軟件測試及設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作。
2、確認(rèn)會議時(shí)間
提前與參會成員溝通確認(rèn)會議時(shí)間。固定團(tuán)隊(duì)可以選擇固定時(shí)間召開例會，作為持續(xù)溝通渠道，同時(shí)還可以幫助團(tuán)隊(duì)成員合理規(guī)劃日程安排。
3、制定會議規(guī)則
會前需與參會人員再三確認(rèn)會議規(guī)則，以郵件或短信形式發(fā)送至每個(gè)用戶。常見會議規(guī)則有：背景安靜無噪音、提前10min入會、發(fā)言時(shí)需開啟攝像頭其余時(shí)間關(guān)閉麥克風(fēng)以及個(gè)人發(fā)言時(shí)間控制在15-20min左右等。
4、溝通會議議程
會議前將會議議程時(shí)間表以郵件或短信形式發(fā)送至每個(gè)用戶。確保全部參會人員知悉會議主題、內(nèi)容、流程及目的等信息。確定會議議程不僅能幫助參會人員提前做準(zhǔn)備，還能促進(jìn)會議交流，提升開會效率。
5、分配會議角色
為保證遠(yuǎn)程會議員工的專注度，提高員工參與度，增強(qiáng)彼此間互動(dòng)，可以為參會者分配不同的會議角色。例如：會議主持人、會議計(jì)時(shí)員、會議記錄員等。
軟件視頻會議系統(tǒng)的特點(diǎn)
基于PC體系結(jié)構(gòu)的軟件視頻會議，主要依靠CPU來完成音視頻編解碼工作。它的最大特點(diǎn)就是成本低廉，具有良好的開放性，易于軟件集成和部署。但是軟件視頻會議的穩(wěn)定性、可靠性還有待提高。音頻和視頻的質(zhì)量一般都不能超過硬件的視頻會議系統(tǒng)，目前其市場主要集中在個(gè)人和小型企業(yè)。
視頻會議怎么用？
1、 與參會成員確認(rèn)會議時(shí)間
開啟高效遠(yuǎn)程會議的第一步就是為遠(yuǎn)程會議確定一個(gè)合適的日期及時(shí)間。建議為團(tuán)隊(duì)會議選擇一個(gè)固定的時(shí)間，例如在每周一召開團(tuán)隊(duì)會議，固定的團(tuán)隊(duì)會議時(shí)間有助于團(tuán)隊(duì)成員合理規(guī)劃日程安排，并形成一個(gè)持續(xù)的溝通渠道。
2、提前設(shè)定會議規(guī)則
一旦確定了會議日期和時(shí)間，制定一套遠(yuǎn)程會議規(guī)則就非常重要了，這將幫助團(tuán)隊(duì)充分利用每一次會議。可以通過郵件分享團(tuán)隊(duì)成員這些規(guī)則，或者將它們作為討論要點(diǎn)添加到會議議程中。
3、 溝通會議議程
沒有議程規(guī)劃的會議必定是一場無效且混亂的談話，因?yàn)榇蠹铱赡苄枰ㄙM(fèi)15～20分鐘來弄清楚這次會議的目的。會前商討會議議程，清晰的討論話題不僅能幫助團(tuán)隊(duì)成員為會議做適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備，還能促進(jìn)會議討論，讓每個(gè)人（特別是比較內(nèi)向的團(tuán)隊(duì)成員）都感到有權(quán)利參與討論。
4、 分配會議角色
建議為參會者分配并輪換不同的會議角色：討論協(xié)調(diào)人、會議計(jì)時(shí)員和會議記錄員。這有助于提高會議的參與度，促使參會者為會議的成功投入更多的精力。另外，在會議討論中，詢問特定參會者的意見也有助于提升成員的會議參與感。
5、 會議紀(jì)要和任務(wù)
會議記錄對分布式團(tuán)隊(duì)尤其重要，它可以幫你將討論想法記錄下來，當(dāng)有遠(yuǎn)程成員錯(cuò)過會議時(shí)，會議紀(jì)要將更快幫助其同步信息。如前所述，在遠(yuǎn)程會議中，可以指定團(tuán)隊(duì)中的一人記錄討論點(diǎn)，指定另一成員在會議結(jié)束時(shí)檢查分配的任務(wù)。
6、 會后跟進(jìn)改善
會議是大多數(shù)頭腦風(fēng)暴和決策制定的地方，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人應(yīng)在會后跟進(jìn)關(guān)鍵要點(diǎn)。在會議結(jié)束后通過電子郵件重述決策或行動(dòng)，有助于加強(qiáng)決定和明確信息。
網(wǎng)絡(luò)會議需要注意什么？
1、網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量測試，會議設(shè)備調(diào)試
會議開始前的準(zhǔn)備工作，測試網(wǎng)絡(luò)是否穩(wěn)定，設(shè)備是否能夠正常使用。
2、明確會議主題，確定會議時(shí)間
會議主題作為會議核心，需在會議開始前同步至每個(gè)參會人員，依據(jù)會議主題合理安排會議時(shí)長，幫助參會者在會議開始前做好充分準(zhǔn)備；提前與參會成員溝通確認(rèn)會議時(shí)間。固定團(tuán)隊(duì)可以選擇固定時(shí)間召開例會作為一種持續(xù)溝通渠道，同時(shí)固定的時(shí)間可以幫助團(tuán)隊(duì)成員合理規(guī)劃日程安排。
3、合理分配角色，把控全局節(jié)奏
為維持會議秩序保證網(wǎng)絡(luò)會議的正常進(jìn)行，同時(shí)提高員工專注度和參與度，可以為參會者分配不同會議角色。例如：會議主持人、會議計(jì)時(shí)員、會議記錄員等。主持人負(fù)責(zé)維持會議秩序、控場、cue流程等；計(jì)時(shí)員負(fù)責(zé)把控會議時(shí)長，保證每個(gè)成員在合理時(shí)間內(nèi)輸出觀點(diǎn)和建議并進(jìn)行討論；記錄員則負(fù)責(zé)對會議重點(diǎn)進(jìn)行標(biāo)記，成員發(fā)言內(nèi)容選擇性記錄。
4、會后及時(shí)復(fù)盤，信息一目了然
會議結(jié)束后及時(shí)復(fù)盤整理會議內(nèi)容，提煉會議重點(diǎn)總結(jié)會議結(jié)論，找出此次會議中的不足以便下次改正。
電話會議的發(fā)展趨勢
一、人工智能
電話會議正在嘗試使用AI技術(shù)來增強(qiáng)用戶體驗(yàn)。同時(shí)軟件有趨于同質(zhì)化趨勢，市面上常見的可用來進(jìn)行電話會議的軟件，往往集視頻會議、屏幕共享、會議記錄于一身，逐漸降低傳統(tǒng)會議下的人工投入成本。
二、云儲存
會議數(shù)據(jù)通過備份同步至云端可以降低數(shù)據(jù)丟失概率。同時(shí)，企業(yè)會對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，保障信息及通訊安全，備份后數(shù)據(jù)更加方便日后查閱及使用。
三、多設(shè)備訪問
多設(shè)備訪問正朝著移動(dòng)訪問方向發(fā)展。支持平板、電腦等移動(dòng)設(shè)備訪問視頻會議，提供給用戶隨時(shí)隨地發(fā)起會議的可能。
綜上所述，電話會議發(fā)展趨勢基于用戶對產(chǎn)品的使用滿意度而定，以解決用戶痛點(diǎn)為最終目標(biāo)，在滿足用戶使用需求的同時(shí)優(yōu)化用戶使用體驗(yàn)。產(chǎn)品在不停更新迭代中以追求更高層次的智能化、多元化為終極目標(biāo)穩(wěn)步提升。
網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)怎么選擇？
1、網(wǎng)絡(luò)視頻會議的安全性至關(guān)重要。
現(xiàn)在選擇在內(nèi)網(wǎng)肯定是企業(yè)數(shù)據(jù)具有一定的隱私權(quán)。例如軍隊(duì)、政府、銀行等特殊行業(yè)。因此，加密必須嚴(yán)格，連通寶從數(shù)據(jù)訪問到傳輸過程都要進(jìn)行雙重加密，保證會議數(shù)據(jù)的安全。
2、確保參加終端的兼容性。
網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)，可以適應(yīng)電腦、手機(jī)、平板等不同操作系統(tǒng)接入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)會議。
3、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)會議交互協(xié)同能力強(qiáng)。
視頻會議系統(tǒng)可以雙向視頻交流、企業(yè)數(shù)據(jù)報(bào)表協(xié)同瀏覽、設(shè)計(jì)稿協(xié)同批注修改、屏幕共享，不管是一對多還是多對一屏幕。
4、軟硬一體的網(wǎng)絡(luò)視頻會議解決方案。
軟硬兼施一體的會議系統(tǒng)解決方案，高穩(wěn)定性，365天連續(xù)運(yùn)行。
5、保證傳輸網(wǎng)的靈活性。
會議系統(tǒng)軟件可部署在局域網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)、無線網(wǎng)、廣域網(wǎng)等不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中。
6、會議系統(tǒng)方便快捷的部署。
不需要IT專才進(jìn)行維護(hù)，連通寶視頻會議服務(wù)器即插即用，幾分鐘就能完成部署。
